ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ Печат

ЕЛЕКТРОННИ ТАБЛИЦИ

Електронните таблици (Spreadsheets) са приложни програми, които са предназначени за автоматична обработка на информация, разположена в двумерни таблици.

Програмите за управление на електронни таблици имат задача да реализират следните основни дейности:

▪          Създаване на работна книга;

▪          Попълване, редактиране и форматиране на данните в таблицата;

▪          Извършване на изчисления с помощта на формулии функции;

▪          Създаване на диаграми;

▪          Запазване на създадена работна книга;

▪          Отпечатване на таблица и/или диаграма на принтер;

▪          Трансформиране в друг формат на документа.

Етапи в разработването на ЕТ

  • · анализ - формулира се точно задачата, която ще се решава с ЕТ и се изяснява дали ЕТ ще реши съответния проблем, след което  задачата се свежда до табличен вид
  • · проектиране - определят се броят на таблиците и страниците, структура­та на всяка ЕТ (брой колони и редове, антетки, размери и т.н.). На този етап се определят също типът на клетките в ЕТ, формулите за обработка на данните и резултатите, които трябва да се изведат. Задава се връзката между отдел­ните полета, страници и работни книги, какви графични интерпретации трябва да бъдаг изработени и какви части от таб­лицата трябва да се отпечатват в табличен вид
  • · създаване - включва въвеждането на текстове, данни и формули в съответните клетки и създаване на диаграми
  • · тестване  - експлоатация - проверява се дали ЕТ работи така, както е планирано. Някои от изчисленията се проверяват ръчно, за да се види дали формулите са въведе­ни правилно. Ако ЕТ е предназначена за работа на други потребители, се пишат указания за ползването й. Добре е да се добавят бележки към опреде­лени клетки, което улеснява нейната експлоатация от други потребители.
  • oформяне и отпечатване на необходимите изходни документи.

Microsoft Excel

Стартиране на Excel - аналогично на Word.

Приключване на работата с Excel – аналогично на Word.

Отваряне на нов файл – аналогично на Word..

Отваряне на съществуващ вече документ - както в Word.

Записване на файловe - аналогично на Word. Системата автоматично добавя раз­ширение xls. Съществува голям списък от възможните формати, в които файлът може да бъде трансформиран - други версии на Excel, текстов документ, база от данни, Web страница и др.

Excel запазват във файла само тази част от работния лист, в която има въведени данни. Фай­ловете ще бъдат по-малки, ако данните са въведени в горния ляв ъгъл на работния лист.

Група от работни книги може да се запази като се използва работна област (Workspace). От меню File се избира Save Workspace...

Основни понятия и елементи на ЕТ

В Ms Excel документите се наричат работни книги (Workbook). Имената на книги­те може да задавате според предпочитанията, но по правилата за образуване на имена на файлове. Всяка работна книга съдържа работни листове от три типа: ЕТ (Worksheet), самостоятелна диаграма (Chart) и последовател­ност от команди (Macro).

При създаване на нова клига тя съдържа определен (от настройката на Excel) брой лис­тове от тип ЕТ със стандартните имена Sheet1, Sheet2, Sheet3 и т. н. Името на страницата може да се промени, като се избере чрез двойно щракване, и се въведе новото име или като се избере командата Rename от контекстното меню за избрана страница.

Електронната таблица се състои от редове (Rows) и колони (Columns). Kолоните са означени с буквите от латинската азбука А, В, С, ..., Z, АА, АВ, АС, ... а редовете - с числата 1, 2, 3, ... Сечението на произволен ред и колона се нарича клетка (Cells). Всяка клетка има име, което се образува от името на ко­лоната и номера на реда, в които е разположена - например А1, В5, С8 и т.н.. Името на всяка клетка из­пълнява ролята на адрес, който се използва при записване на формули, опре­делящи връзките между записаните данни в различните клетки.

Клетката, в която се намира курсорът, се нарича активна или текуща и е с удебелена рамка.

Зона от клетка

Група от клетки образуват зона (област). Всички операции, които са допустими при работа с определена клетка са валидни и при области. Областите могат да бъдат правоъгълни или тримерни.

Във формулите правоъ­гълна зона се задава с адресите на клетките в края на един от диагоналите, разделени с двоеточие (:) (или (..)), например B2:D7. Зона от клетки, състояща се от съседни редове (колони), се записва, разделяйки името на първия и последния peg (колона) с двоеточие, например В:С. Обединението на зони се записва, като между записите на от­делните зони се постави знакът (;) - например B2:D7; B10:E12. За сечение се оставя интервал - например B2:D7  B10:E12.

Тримерни области могат да се използват в про­грамни среди, които работят не само с една таблица, а с няколко работни листа. В адреса на тримерната област се включва и името на работния лист. Така област, състояща се от клетки с адрес D18, разположени в работни листове от Sheet1 до Sheet3 има адрес Sheetl:Sheet3!D18.

На областите могат да се задават имена и те да се използват вместо адреси. Тъй като в частност една клетка също може да се разглежда като област, то и всяка отделна клетка може да има име. Имената трябва да бъдат от една дума, съдържаща не повече от 255 символа. Задължително първият символ трябва да е буква или подчертаващо тире. Следващите символи могат да бъдат букви, цифри, точки или подчертаващи тирета.

Серия от данни

Редица от числа, чиито стойности се подчиняват на оп­ределена закономерност, се наричат серийни данни или се­рия от данни. Тя може да бъде записана в ред или в колона на ЕТ. За попълване на поредни номера е достатъчно да се запише първата стойност (число или комбинация на текст и число, като Колона 12). След това се посочва с мишката квадратчето в долния десен ъгъл на избрана клетка и при натиснат клавиш Ctrl се влачи в същия ред или колона. Когато разликата на аритметичната прогресия е различна от единица, в първите две клетки от реда (колоната) се записват първите два елемента от серията данни. След това тези клетки се избират. Със светлинния маркер се посочва долният десен ъгъл на последната избрана клетка. Натиска се бутонът на мишката и се плъзга в същия ред или колона. Попълването е в съответствие със зададе­ната закономерност.

Въвеждане на информация в електронните таблици

Въвеждането на информация в отделна клетка може да стане в самата клетка или в реда за формули. В Excel може да се записват в една клетка до 1 024 символа, а ако е записана формула до 32 767

Въведеното съдържание се потвърждава с: Enter; Shift+Enter, Tab, Shift+Tab, , , , . За отказване от въвеждането е достаъчно да се натисне еднократно клавишът Esc.

В клетките могат да се записват следните типо­ве данни: текст, число, дата, час, парична единица и формула. Когато в някоя клетка е въведена формула, тази формула се визуализира в реда за ре­дактиране, а в клетката се изписва изчислената стойност.

Освен данни, които се въвеждат в клетките, към всяка клетка може да бъде прикрепен коментар, в който се включват обяснителни записки. За добавяне на коментар се щраква с десния бутон на мишката върху клетката и от контекстното меню се избира Insert Comment. Отваря се текстова кутия за въвеждане на коментара. След като бъде въведен коментарът в горния десен ъгъл на клетката се появява червен триъгълник. Когато мишката премине през такава клетка се показва текстово поле с коментара.

Excel пре­доставя различни улеснения при работа с ЕТ.

  • Автоматично изписва имената на клетки и зони чрез посочване.
  • Според настройките на Windows предлага формати за числа, дати, часове и парични суми.
  • Системата автома­тично разпознава типа на данните по първия знак на написа­ното. Първи знак  „' " определя написаното като текст. Ако той е „=" еднозначно определя написаното след него като формула.
  • За всеки тип е зададено по подразбиране стандартно подравняване - за текстовете и датите - вляво, за числовите типове – вдясно, за логически стойности - центрирано.
  • Основната помощ при писане на текстове, се състои в дописване на текста при въвеждането му, когато неговото начало еднозначно съвпадне с началото на текст, записан в клетките от колоната над те­кущата клетка. Натискайки клавиши Alt+, се избира желаното съдържание от разгъналия се списък с текстове­те на клетките над текущата.

================================================================================

Типове дани в Excel

Данните, с които работи една електронна таблица, са константни или променливи величини.

Константни величини са тези, които се въвеж­дат директно в клетката и тяхната стойност не зависи от стойността на други клетки. Те могат да бъдат текст, число, дата, време или логическите стойности TRUE и FALSE.

Променливите величини зависят от стойнос­тите на други клетки. Тези зависимости се реализират чрез формули.

Основните типове данни, с които се работи, са: текст, числа, дати, време и логически стойности.

Текст е всяка последователност от символи, в това число букви, препинателни знаци и цифри. При въвеждането на текст той се подравнява автоматично вляво.

Числата могат да бъдат както положителни, така и отрицателни. За да се отбележи, че числото е отрицателно, се използва знакът "-". В Excel може да се укаже, че числото е отрицателно и като се загради в кръгли скоби. Напри­мер, при въвеждане на (5) се записва в клетката - 5. Когато се въвежда текст, който има за първи символ "-", трябва специално да се укаже, че въвеждана­та стойност не е число, тъй като програмата се опитва да познае типа на данните, които се въвеждат в клетката по първия въведен знак.

В клетка, която е форматирана като числови данни, е допустимо да бъдат записвани само символите: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 +  -  ( ) , / $ . Е е

Датите в електронните таблици могат да се записват в различни формати. Например датата 3 май 2001 година би могла да се запише и като: 05/03/2001; ОЗ-Май-01; З-Май-2001.

Независимо от представянето им в клетката прог­рамата запазва и обработва датите като серийни номера. По този начин, когато трябва да се извърши дадена операция с датите, програмата всъщност извършва операция с техните серийни номера.

Времето в ЕТ също както датите се представя в клетките в различен формат. Програмата обаче го обработва като десетична дроб.

Например, времето 13ч. 35м. 12 сек може да бъде записано в клетка като 01:35:12 РМ, 13:35 или друг формат, но за ЕТ това е числото 0.566111111111111.

Представянето на времето и датите като числа дава възможност да се извършат аритметични преснятания с тях.

Логическите стойности TRUE FALSE имат помощна роля при образуване на изрази в условие. По подразбиране те се подравняват в клетката сцентрирано.

В клетките могат да се извеждат и съобщения за грешки. Някои от тях са:

Грешка       Описание

#DIV/0!  Деление на нула.

#N/A  Липсват данни (ако използвате адрес на клетка, чиято стойност не е попълнена).

#NAME?  Използва се неправилен адрес на клетка (например с букви на кирилица) или грешна формула.

#NUM!  Проблем с числова стойност или липсва аргумент на функция.

#REF!  Използва се несъществуваща клетка. Например във формулата е въведен адресът на клетката, в която ще се запише резул­татът или е изтрита клетка заложена във формула

#VALUE!  Използван е аргумент от грешен тип.

####  Широчината на колоната е недостатъчна за извеждане на прес­метната стойност.

#NULL!   Грешен указател към клетка.

Придвижване в документ

Движението може да се осъществява в рамките на целия документ (т. е. между страниците) и в рамките на една и съща страница.

:      Преминаване от една страница към друга - осъществява се чрез щраканевърху бутона на съответната страница.

:      Придвижване в работна страница

  • чрез щра­кане с мишката върху желаната клетка;
  • чрез клавишите-стрелки;
  • чрез клавиша Enter (активната клетка се премества с една по-надолу);
  • чрез използване на лентите за     движение (променя се само видимата част на таблицата без да се променя активната клетка);
  • Edit/Go to  или с клавиша F5 – отваря се диалоговият прозорец Go to. В полето Reference се запизва адреса на клетката и след натискане на бутона ОК или Enter тя става активна.

Маркиране

В Excel също важи правилото, че за да се извърши някакво дейст­вие спрямо обект, той трябва да е маркиран.

  • Клетка се маркира, като се щракне с мишката в клетката.
  • Ред се маркира, като се щракне с мишката върху името на реда.
  • Няколко последователни реда се маркират, като се щракне върху номера на пър­вия и се провлачи до номера на последния ред. С етикет Excel показва колко реда са маркирани.
  • Колона се маркира, като се щракне с мишката върху името на стълба.
  • Няколко последователни колони се маркират, като се щракне върху името на първата и се провлачи до името на последната колона. С етикет Excel показва колко колони са маркирани.
  • Правоъгълна област от съседни клетки се маркира като се посочи като активна началната клетка и се работи по някой от описаните по-долу начини:

▪           чрез техниката на влачене – до пос­ледната клетка или по диагонала на областта.

▪           натиска се Shift, задържа се натиснат и се щрака върху последната клетка (съответно в другия край на диагонала). Excel показва колко реда и колко колони са маркирани.

▪           чрез Edit/Go to  или клавиша F5 – отваря се диалоговият прозорец Go to. В полето Reference се запизва адреса на крайната клетка и при натиснат клавиш Shift се натиска бутона ОК или Enter.

▪           натиска се и се задържа натиснат клавишът Shift и със стрелките за придвижване се описва областта.

▪         Именувана зона - чрез командата Edit/Go to (или с функци­онален клавиш F5). В отворения прозорец се избира търсената зона и при двойно щракване върху името на зоната, тя се изобразява като маркирана в таблица.

  • Несъседни клетки или об­ласти от клетки се маркират, като се избере първата клетка или правоъгълна област; натиска се и се задържа натиснат кла­вишът Ctrl и се посочва с мишката следващата клетка или група клетки.
  • Произволно разположени страници се маркират, като се щрака върху стра­ниците при натиснат клавиш Ctrl.
  • Последователно разположени страници се маркират, като се щракне върху първата страница и при натиснат клавиш Shift, се щракне върху последната.

Групирането на работните листи  облекчава прехвърлянето на данни между тях. Въвежданата в активната страница информация се записва във всички групирани страници. След като приключи въвеждането на общата за всички страници информа­ция, групирането на страниците трябва да се премахне. За тази цел от кон­текстното меню за избрана страница се изпълнява командата Ungroup.

  • Цялата таблица се маркират, като се щракне върху бутона, разположен в горния ляв ъгъл на работния лист, преди бутона на колоната А и над реда 1.
  • Работен лист се избира като се кликне върху името му.
Търсене и замяна

:      Edit/Find

Прозорец Find:

В полето Find What се записва текстът, който се търси.

От списъка Search се определя реда, в който ще се преглеждат клеткита на ЕТ: по редове (By Rows) или no колони

Чрез списъка Look in, се определя къде трябва да бъде намерен текстът - в написаното от потребителя (Formulas), сред това, което се визуализира (Values), или в невидимите бележки към някои от клет­ките (Notes).

Oтметката в полето Match Case — търси точно съвпадение на главни и малки букви.

Oтметката в полето Find Entire Cells Only показва, че търсеният текст трябвa да изпълва изцяло клетката, а не да бъде част от нейно­то съдържание.

За замяна на намерения текст с друг се използва бутон Replace (или Find/Replace).

В полето Replace with се задава текстът, с който да се извърши заместването. Замяна може да се извършва само във въведеното от потребителя и затова списък Look in липсва.

Редактиране

Промяна на структурата на електронната таблица

Промяна на съдържанието на клетка

:     Избира се клетката и се въвежда ново­то съдържание.

Премества се активното поле в клетката и чрез клавиша F2 или с двукратно щракване на лявото ключе на мишката се преминава в режим на редактиране. Стрелките за придвижва­не вече преместват курсора само в полето на клетката, със символ наляво или надясно; клавишите End и Home извеждат курсора съответно в края или в на­чалото на съдържанието на клетката, Васкsрасе - изтрива един знак напредр, Del - изтрива един знак назад, Esc - анулира въведеното до момента.

:      Изтриват се ненужните символи или се записват нови. Работата приключва с Enter или по друг от познатите начини. В клетката се записва новото съдържание.

:     След като клетката се избере с мишката, кур­сорът се извежда в полето, в което се извежда съдържанието на клетката и там да се извършат необходимите промени.

Изтриване

  • изтриване на избрани редове и колони - Edit/Delete… или контекстно меню за избрана страница/Delete…; Ре­довете под изтрития се изтеглят с един нагоре (колоните с една наляво), заедно със съдържанието си. В случая, когато не са избрали нито ред, нито колона и се натисне Delete, се появява диалогов прозорец, който пита какво точно ще се трие.
  • изтриване (премахване) на клетки от структурата на таблицата с Edit/Delete… или контекстно меню/Delete…, като се определя посоката на преместване на останалите клетки Shift Cells Left (наляво) или Shift Cells Up (нагоре). Entire row (Entire column) – изтрива се реда (колоната) в който (в която) е избраната клетка.
  • изтриване съдържанието на клетки или зони от клетки, без да се пре­махват тези клетки - Edit/Clear; контекстно меню/Clear Contents; клавиша Del.
  • изтриване на работни лис­ти - Edit/Delete Sheet или контекстно меню за избрана страница/Delete… Появява се пре­дупредително съобщение за това, че избраните работни листове ще бъдат изтрити и не може да се възстановят. Предлага се потвърждаване на из­триването с ОК или отказване с Cancel. Няколко работни листа се избират по­добно на клетките в таблицата, като се използват табелите с имената им и по­мощни клавиши.

С Delete се изтрива без да се запазва в буфера и затова изтритото съдържание не може да се копира.

Вмъкване

  • вмъкване на нови редове над избран ред и на нови колони пред избрана колона - Insert/Rows и Insert/Columns или контекстно меню/Insert. Тук също както и в Word, ако са маркирани повече от една колона (ред), ще се добавят още толкова.
  • вмъкване на работни листове - Insert/Worksheet, контекстно меню за избрана страница/Insert… Новият лист се вмъква пред маркирания.
  • вмъкване на клетки - когато се налага да се вмъкнат една или повече клетки, които образуват правоъгълна област, клетките се избират и чрез Insert/Cells... или от контекстното меню/Insert... се посочва посоката на изместване на останалите клетки. При избиране на Shift cells right клетките на избраните редове се изместват надясно; със Shift cells down преместването на клетките в избраните колони е надолу; с Entire row или Entire column се вмъкват редове, съответно колони.
  • специално вмъкване на съдържанието на системния буфер с командата Edit/Paste Special, което дава възможност за копиране на формули, на формати на клетки, само на стойности и т.н.

Копиране

  • копиране без вмъкване (с припокриване) – избират се клетките и се активира командата Copy. Съдържанието на клетките, заедно с формата им, се запомнят в Clipboard. Избира се мястото, на което ще се създаде копието (като се посочи горния ляв ъгъл на област­та) и се изпълнява командата Paste.

▪  избора се последователността от клетки, в които трябва да се копират данни, въведени в първата от тях и се изпъл­ни командата Edit/Fill/Down (Up, Left или Right).

  • копиране с вмъкване - чрез командите Copy и Insert/Сopied Cells… или контекстно меню/Inser Сopied cells...., при което трябва да се определи посоката, в която да се изместят останалите клетки: Shift Cells Right (надясно) или Shift Cells Down (надолу);

Може да се извърши копиране на данни от един рабо­тен лист в друг, както и от един файл в друг.

  • копиране на клетки чрез изтегляне с мишката:
  1. Посочва се рамкаta на избрана област или клетка със задържан клавиш Ctrl. С натискане на левия бутон на мишката избраната област се копира чрез хващане и изтегляне.
  2. Избра се областта и се посочва квадратчето в долният десен ъгъл на рамката. Със задържан клавиш Ctrl и изтегляне с мишката се определя областта, която автоматично се запълва с данни, повтарящи данните от маркираната област.
  3. Чрез функци­ята AutoFill.  Избра се областта и се посочва квадратчето в долният десен ъгъл на рамката. Показалецът на миш­ката добива формата на кръстче. С изтегляне с мишката се определя областта, в която се прави копието. Копираните данни са в същата зависимост като изходните.

Автоматичното попълване на клетки е възможно за данни от всякакъв вид, които могат да се запишат в клетка на ЕТ

Преместване

  • Преместване без вмъкване – чрез командите Cut и Paste
  • Преместване с вмъкване – чрез командите Cut и  Insert/ Cut Cells… или контекстно меню/Inser Cut Сells....
  • Преместване на клетки чрез изтегляне с мишката - посочва се рамка на маркирана област или клетка. С натискане налевия бутон на мишката маркираната област се премества чрез хващане и изтегляне. За разлика от подобната опера­ция при копиране, в случай че в новите клетки има данни, системата извежда съобщение, с което се иска потвърждаване на записването на новото съдържание или отказване.

След приключване на премест­ването съдържанието на клетките на оригинала се изтрива.

Копиране и преместване на работни листове

Контекстното на меню на избрана страница/Move or Copy... или меню Edit/Move or Copy Sheet...

Отваря се диалогов прозорец Move or Copy.

От списъчното полет To book: се избира в коя работна книга да се премести или копира посоченият работен лист. Къде точно в избраната книга да се премести или копира листът се посочва в списъчното меню Before sheet:. Ако е поставена отметка пред Create a copy програмата ще създаде копие, в името на което е добавено "(2)" .

Работните листове могат да се разместват и като се изтеглят с мишката и се преместят на желаното място.

===========================================================================================

Форматиране

Основните възможности за форматиране са пред­назначени за:

  • Вида на данните в клетката - шрифт, цвят, размер, стил, ефекти;
  • Разположение на данните в клетката - вдясно, центрирано, наклонено (под ъгъл);
  • Контур и пълнеж на клетката - вид на рамката, вид и цвят на линията;
  • Размер на клетката - височина на ред и широчина на колона.

Форматиране на клетки (избрана област)

:     Format/Cells...

:     контекстно меню/Format Cells...

Oтваря се диалогов прозорец Format Cells

        Number - за форматиране на данни от числов тип.

От списъка Category се избира тип на данните. В списъчните полета, които са различни за отделните категории се уточнява техният формат.

General – прилага се форматът, който е зададен в общата настройка на операционната система.

Number - за форматиране на числа като (Decimal Places) се използва за бройя на цифрите в след десетичния знак,  Use 1000 Separator – за разделител между класовете от цифри в цялата част, а Negative Numbers – за начина на записване на отрицателните числа.

Currency - избира се формат с посочване на паричен знак (валута). В Decimal places: се въвежда броят на цифрите след десет ичния знак; в списъка на Symbol: се избира паричен знак; в Negative Numbers: се определя означаването на отрицателни стойности.

Accounting – формат за счетоводен тип данни.

Date – формат за дата.

Time – формат за време.

Fraction – формат на обикновени дроби.

Percentage — показва стойностите в проценти;

Text — възприема числата като текст.

Custom – създаване на формат по избор на потребителя.

q            В областта Sample (пример) се вижда как ще изглежда данните в избраната клетка при посоченото форматиране.

        Alignment - задава се начинът на разположение на текста по хоризонтала и по вертикала и ориентацията в клетката.

q           В областта Тext аlignment:

Horizontal – за подравняване спрямо хори­зонталната ос. Когато текстът е ляво изравнен, може да се зададе отстъп в полето Indent.

Vertical – за подравняване спрямо вертикалната ос

q            Областта Orientation – за раз­пололагане на текста вертикално или под определен ъгъл. В полето Degrees се задава желаният ъгъл на завъртане или се посочва с показалеца на мишката в прозореца за визуализация.

q            В областта Тext control:

Wrap text – разполага текста в клетката на няколко ре­да така, че да се вижда цялото съдържание. Височината на всички клетки в реда съответно се уве­личава. Широчината на колоната не се променя.

Shrink to Fit - намаля големината на текста така, че той да се събере в клетката. Shrink to Fit е неактивна, когато има отметка пред Wrap text.

Merge Cells - слива мар­кираните клетки.

        Font – за форматиране на символи. Изборът е аналогичен на възможностите в Word.

        Border - за поставяне на рамка. Изборът е аналогичен на този в Word.

        Patterns - за избор на фон на маркираните клетки. Цвят на фона се избира от полето Colors, а начина на запълване (текстура) от полето Patterns. Цветовете в полето Pat­terns са цветове на шарките. Patterns от Excel е еквивалентът на Shading от Word.

        Protection - за защита на съдържанието.

Locked  - забрана срещу промяна на съдържанието на отделни клетки

Hidden - скриване  на истинското съдържание на клетките

За да сработи зададена защита, трябва да се включи, като се изпълни Tools/Protection за дадена страница или за цялата книга. Ако се зададе и парола, която трябва да се използва при снемане на защитата, ще се осигури пълна защита на извършената работа.

:      За най-често използваните параметри при форматирането е по-удобно опе­рациите да се извършват чрез бутоните от лента Formatting.

Ако клетката е празна, при записване на данни в нея те ще бъдат със зададения формат.

Форматиране на редове и колони

:   При посочване на разделителната линия в реда с имената на колоните (в колоната с номерата на редовете) показалецът на мишката променя формата си в стрелки, с които чрез влачене може да се увеличава или намалява размерът на колоните (редовете).

Форматиране на колони

:   Format/Column

Width... - за определяне на широчината на колоните. Отваря се диалогов прозорец, в който се въвежда новият размер в полето Column Width: и се натиска бутонът ОК.

AutoFit Selection – за автоматично определяне на широчината на колоните.

Hide – за скриване на колоните

Unhide – за показване на колоните. За визуализи­ране на скрита колона трябва да се изберат и съседните нескрити.

:   Определяне на точния размер на колона спрямо дължината на най-големия низ, записан в нея, става с двойно щракване когато маркерът е на границата между две колони и има формата на двупосочна стрелка

Форматиране на редове

:   Format/Row.

Height... - за определяне на височината на редовете. Отваря се диалогов прозорец, в който се въвежда новият размер в полето Row height: и се натиска бутонът ОК.

AutoFit– за автоматично определяне на височината на редовете.

Hide – за скриване на редовете

Unhide – за показване на редовете. За визуализи­ране на скрит ред трябва да се изберат и съседните нескрити.

Скриване на работни листове

:      Format/Sheet.…Hide.

Работниятлист ще стане отново видим чрез Format/Sheet/Unhide. Отваря се диалогов прозорец Unhide. В списъка със скрити листове се избира листът, който трябва да стане видим и се натиска бутонът ОК.

Копиране на форматиращи параметри

За да се копира форматът на една клетка (област) се постъпва както при копиране на съдържанието, но се използва не Paste, a Paste Special от менюто на Edit или от контекстното меню. Отваря се диалоговият прозорец. В него се активира опцията Formats, след което изборът се потвърждава с ОК или с Enter. В избраната клетка или група от клетки се въвежда копираният формат, без с това да се променят данните.

Замразяване на редове и колони

Електронните таблици често стават толкова големи, че не могат да се визуализират изцяло на екрана. Това налага някои колони и редове да останат неподвижни на екрана. Този процес се нарича замразяване на редове и колони. Замразяването става като се щракне с мишката върху клетката, която е пресечна точка на редовете и колоните, които трябва да останат видими. От меню Window се избира Freeze Panes. За размразяване на областта от Window се избира Unfreeze Panes.

Форматиране на страница

:        File/Page Setup...

          Страница Page:

q                Orientation – зa ориентация на използвания лист хартия - Portrait или Landscape.

q                Scaling – за мащабиране. Използва се при отпечатване на страница, включваща само ЕТ

Adjust to ... % normal size – за директно определяне на процента на мащабирането

Fit to – за ав­томатично определяне на процента За целта се задава общата ширина(wide) и височина (tall) на отпечатването в брой страници

Paper size: - за избор на размерите (формата) на лис­та.

Print qualiti: - за определяне на  качеството на отпечатването.

First Page Number – за номер на първата отпечатана страница.

          В страница Margins се задават границите на работното поле на листа: горна (Тор), лява (Left), дясна (Right), долна (Bottom). В Header и Footer се определя големината на полетата за горна и долна колонцифра.

q                Чрез Center on Page таблицата се центрира хоризонтално или вертикално в рамките на листа.

        Header/Footer – за поставяне на колонтитули, кои­то се визуализират само при печат. В първото се изобразява горният колонтитул (Header), a във второто — долният (Footer). От списъчните полета Header и Footer се избират от предложените готови колонтитули, а за въвеждане на собствени се използват бутоните Custom Header и Custom Footer. В долната колонцифра обикновено се задава да бъдат записани номерата на страниците.

          Страница Sheet:

Print Area – определя се област за отпечатване (Print Area), кaтo се запише желаната зона от клетки или се посочи с мишкатa в самата ЕТ след като е активиран бутона в десния край на полето..

q                Зона Print titles: В текстовите кутии Rows to Repeat at Top и Columns to Repeat at Left се определят

редове, които ще се извеждат в началото на всяка страница и колони, които ще се извеждат в лявата част на всяка страница.

q                Зона Print:

Gridlines - за отпечатване на ограничителните линии на клетките. Ако не желаете да ги виждате на екрана си, изберете Tools/Options и махнете отметката пред командата Gridlines.

Black and White  - зa черно-бяо отпечатване

Draft Quality - чернова

Comments – за коментарните бележки към клетките

Row and Columns Headings – за отпечатване на номерата на редовете и буквите обозначаващи колоните.

q                Зона Page order – за определяне редът на отпечатване на страниците от работния лист. Избраният ред се показана на макета вдясно от опциите.

        Страница Chart (заменяща страница Sheet при настройка за печат на лист с диаграма) - може да се посочи каква част от листа ще заеме диаграмата (в зона Printed chart size): целия лист (Use full page), peчатаемата зона (Scale to fit page) или пo избор на потребите­ля (Custom).

Въведените настройки се отнасят само за активния работен лист или за група из­брани работни листове.

Преглед преди печат

:      бутонът Print Preview

:      File/Print Preview

За разлика от текстообработката в Excel огледът винаги започва от първата страница. Превключването към следваща или предходна страница се извършва съответно с бутоните Next и Previous, или с вертикалния плъзгач.

Има възможност да се разгледат увеличени части от нея чрез натискане на бутона Zoom. Избрана част на страницата може да се увеличи и като се щракне лявото ключе на мишката върху нея. При повторно щракване изображението отново се умалява.

Чрез битона Setup се отваря диалоговият прозорец Page Setup.

Когато се натисне бутонът Margins се появяват линии, които указват определените отстъпи и полета за горна и долна колонцифри. Чрез хващане с мишката тези ограничителни линии могат да се преместват на желаното разстояние.

След натискане на бутона Page Break Preview се извежда преглед на документа, в който са означени със сини линии разделителите на страници. Те могат да бъдат премествани чрез изтегляне с мишката, така че да се получи по-добро разпределение на части от таблицата върху всяка от страниците за печат. За връщане в нормалния режим на работа с таблицата се пзползва View/Normal.

От Print Preview се излиза с активиране на бутона Close. В работния лист се извеждат границите на страниците (очертани с пунктирна линия), така както са въведени в Page Setup. Разделител за страниците за печат може да се постави и като от меню Insert се избере Page Break.

Ако в работния лист няма въведени данни, системата изпраща предупредително съобщение, че не може да се включи режимът Print Preview просто защото няма на какво да се прави оглед.

Печат

:      File/Send to – възможност за използване на лектронната поща

:      File/Print Area - достъпна само за листове с ЕТ и позволява да се определи предварително избраната зона от клетки като област за печат (Set Print Area) и да се отменим вече обявената област за печат (Clear Print Area).

:      File/ Print...

В полето Printer са изведени параметрите на текущия принер. Ако в системата са включени няколко принтера от списъка в Name:, избира се този, с който ще се извърши отпечатването. Ако се смени текущият принтер, за препоръчване е да се направи отново оглед на работния лист.

В областта Print Range се определя областта за отпечатване: цялото съдържание на активния лист или избраните листове (All); страници (Page(s)) със задължително указ­ване на номера на първата (From:) и последната (То:) от последователността.

С опциите в областта Print what се определя отпечатването: само на избрана част (Selection); на активните листове (Active sheet(s)); на целия файл (Entire Workbook).

В областта Copies се задава броят на копията (Numer of copies:) и начинът на от­печатването (Collate). Ако от опцията Collate е включена екземплярите (копията) ще се отпечатват по ред, от началото до края за всяко копие. Ако тази опция е изключена отпечатването ще се извърши с извеждане на определения брой първи страници, определения брой втори страници и т.н.

След извършване на настройките за отпечатването се активира бутонът ОК.

:     Бутон Print

Диаграмите могат да бъдат разглеждани и отпе­чатвани заедно с таблицата, на базата на която са създа­дени, или като самостоятелни графични обекти. В пър­вия случай трябва да бъде зададена област за печат, включваща както таблицата, така и диаграмата, а във втория се избира диаграмата като графичен обект и се задава команда на принтера за печат.

===========================================================================================

Адресиране

Клетките на ЕТ се записват във формулите чрез своите адреси. Тяхната роля е подобна на тази на променливите в математиката и езиците за програмиране. Адресът сочи, че при изчисляване на израза трябва да се използва стойността на посочената клетка. Адресът се състои от букви, определящи името на колоната в листа и число, което показва номера на реда. Има два основни начина за адресиране на клетка:

  • с относителен адрес;
  • с абсолютен адрес.

В относителния адрес не се използват специални знаци. Абсолютният адрес се означава, като пред името на колоната и пред номера на реда се запи­ше знакът $.

В някои задачи е необходимо да се фиксира само редът или само колоната. Тогава се използва смесена адресация.

Примери:

A1 – относителен адрес;

$A$1 – абсолютен адрес - фиксирана е клетка на ред 1 и колона А;

D$2 - смесен адрес - относително посочена колона и абсо­лютно посочен ред.

$СЗ - абсолютен адрес по колона и относителен по ред;

Относителните адреси при копиране се интерпретират, като се отчете местоположението на избрана клетка спрямо клетката, в която е записана формулата. Номерата на редо­вете се променят с разликата между номера на реда на копието и на оригина­ла. По същия начин се променят и имената на колоните. Това означава, че когато се копират клетки, в които е записана формула, на новото място тази формула ще включва адреси на клетки, които са в същото отношение. Това е много удобно когато се използва автоматичното запълване на клетки надолу и надясно.

Абсолютните адреси остават непроменена при копиране. Системата винаги ще се обръща към посочената клетка, независимо къде е копирана или преместена формулата.Тази адресация е подходяща при работа с константни величини, като данъци, валутни курсове, фиксирано увеличение на цените и др.

Смесенитe адреси при копиране променят само своя­та относителна компонента, а запазват абсолютната.

За бързо променяне на типа на адресите на клетка във формула се маркира адресът и с натискане на клавиша F4 се избира подходящият формат.

=============================================================================================

Сортиране на данни

Подреждането на данните се нарича сортиране, а признакът, по който става това подреждане, се нарича кpumepuй за сортиране.

Сортирането зависи от типа на данните - числата се подреждат според тяхната стойност, текстът - по азбучен ред (използ­ва се лексикографска наредба). Датите и времето се представят чрез числа и сортирането е както при числата.

За да се извърши сортиране на данни в ЕТ, трябва при създаването й ин­формацията, която се въвежда в един ред,  да се раздели на полета така, че минималното количество данни, което може да потрябва, да се съдържа в отделно поле, записано в една клетка. Така организираната информация об­разува списък, в който всеки ред от създадената таблица е отделен запис, а всяка колона - поле.

При създаване на списъци трябва да се спазват следните правила: да не се оставят празни редове между имената на колоните и записите, както и празни колони; данните в дадено поле да не започват с празни позиции, защото те ще участват в сортирането на данните; ако искаме да включим друга инфор­мация, която не участва в списъка, тя се отделя с празни редове и колони.

За да бъде сортиран участък от една ЕТ, трябва предварител­но да бъде избран (маркиран). Excel може да определи авто­матично правоъгълен участък за сортиране при посочване на негова клетка – първите празни редове и колони, които ограждат запълнените клетки, определят участъка с данни, които ще бъдат сортирани.

:       Data/Sort. Като критерий (ключ) за сортиране на редовете в маркирания участък могат да се посочиат до три негови колони, избрани от списъчните поле­та Sort By, Then By u второто Then By. Изборът става като се посочи с мишката и щракне еднократ­но лявото ключе на мишката илисе избере със стрелките и сепотвърди избора с Enter.Подреждането ста­ва no стойностите на клетките от първата посочена коло­на. Когато те съвпадат в няколко реда, се отчитат стой­ностите на клетките във втората колона. Когато отново има равенство, се отчитат и стойностите на клетките в третата колона.Сортирането може да бъде във възходящ (Ascending) или низхо­дящ (Descending) peg.

Нормално е първият ред на сортираната област да съдържа антетка с наименование на клоните, при кoeтo той не участва в сортирането. За посочване на това в Му List Has се избира Header Row, а в противен случай - No Header Row. При наличие на заглавен ред списъците за избор на колона съдържат стойностите на клетките от заглавния ред. При липса – стандартните наимено­вания на клоните: Column А, Column В и т. н.

Потвърждаването на избраните параметри се извършва с бутона ОК или с Enter.

При опит да се сортира само част от таблицата системата извежда предупредително съобщение, че ако работата продължи, ще се получат изменения в таблицата.

Expand the selection - сортирането продължава, как­то при избиране на цялата таблица.

Continue with the current selection - работата продължава без да се вземат предвид останалите дан­ни в таблицата

:      Когато се сортира таблица по първата колона, могат да се използват бутоните Sort Descending и Sort Ascending от лентата с инструменти.

Първоначално в програмата е зададено да се сортира по колони. За сортиране по редове в прозореца Sort се натиска бутонът Options... Отваря се прозорец Sort Options..., в който от областта Orientation се избира Sort left to right.

=============================================================================================

Изчисления в таблица

Формули

Данните в електронните таблици могат да бъдат задавани директно или чрез формули. Записването на конкретна стойност в полето за формули на програмата, води до появата на стойността в клетката, като предста­вянето евентуално се променя в зависимост от зададено­то форматиране на клетката. Когато в полето се запише формула, програмата пресмята нейната стойност и запис­ва резултата в активната клетка. Всяка формула започва със знак "=" или "+". Ако този знак се пропусне, след потвърждаване на въвеждането, съдържанието на клетката ще бъде третирано като текст.

Във формулите могат да участват явно записани константи, стойности на клетки в ЕТ, адреси на клетки, вградени функции, цели изрази, огра­дени с отварящи и затварящи кръгли скоби. Ако са включени адреси на клетки, промените в тези клетки водят до автома­тичнo преизчисляване на стойността на клетката, съдържаща формула. За да бъде ефективно преизчисляването, при въвеждането на формулите като аргументи трябва да се използват адреси на клетки и колкото може по-малко константи, ако има тенденции те да се променят в бъдеще.

Освен операции за извършване на аритметични действия могат да бъдат използвани и логически срав­нения и операции за работа със символни низове. При логическите сравнения резултатът е логическа стойност (TRUE или FALSE). За символни низове обикновено е дефинирана само операцията конкатенация (слепване) на два низа.

Основни оператори:

Знак                                      Операция                                                                            Примери

+                                                Събиране                                                                        =10+6.8, =G5+L5;

-                                                 Изваждане или смяня на знака на числото             =3.4-7.9, =В9-В16;

*                                                Умножение                                                                    =3.14*А2*В4;

/                                                 Деление                                                                           =C1/D1;

^ Повдигане на степен                                                    =Р2^3;

%                                               Пресмятане на процент                                               =В16/В1%.

&                                               Конкатенация                                                      “Ани” & “Ели”

=, >, >=, <, <=,                    Логически сравнения                                        x<7: A1=B1

Изчисленията се извършват в следния ред: изрази в скоби, функции, повдигане на степен, унарен минус, умножение, деление и пресмятане на процент, събиране и изваждане, конкатенация, логически условия.

Еднотипните операции се изпълняват от ляво надясно по реда на срещането им. За да бъде променен обичайният приоритет, се използват кръгли скоби.

===========================================================================================

Функции

Използване на вградени функции

:      Inset/ Function…

:      Бутон x от лентата с инструменти.

Отваря се диалогов прозорец Paste Function.

В областта Function category: са изброени основните категории функции, а в областта Function name: се извежда списък на функциите в съответната категория. В долната част на диалоговия прозорец се извежда описание за избраната функцията.

Изборът се потвърждава с ОК. Отваря се нов диалогов прозорец, в който се въвеждат параметрите, нужни за изчисленията. За всеки аргумент на функцията се отваря текстов ред, в който може да се въведе желаната стойност или да се избере клетка (област) от таблицата.

В полето за формули автоматично се записва знакът за равенство и функцията с въведените аргументи.

След натискане на бутона ОК, Enter или бутон V в клетката се записва получената от изчисленоята стойност.

:     Въвеждането на формула, която съдържа функция може да стане и директно в полето за формули.

Аргументите на функциите  могат да бъдат константи, които са от множеството на допустимите стойности на функцията, адреси на клетки (области) или други обръщения към функции.

Някои от най-често използваните функции:

SUM (numberl, number2,..) Изчислява сумата от аргументите. Може да се активира и с бутон AutoSum -  Системата пред­лага област за сумиране като я загражда с мигаща прекъсната линия и въвежда предполагаемата формула. Изборът се потвърждава с Enter. Ако е нужно, може да се измени предлаганата област, като се опише желаната с миш­ката или се напишат от клавиатурата адресите на областите или отделните клетки и константите, като между тях се поставя задължително разделителният знак ;.

SUMIF (range; criteria; sum_range) (област с условия; критерий; област за сумиране). В range се посочва областга от клетки, от които зависи сумирането. Като критерий се посочва логическо условие. В sum_range се записва областта, в която се намират числата, подлежащи на сумиране, ако е изпълнено зададеното условие. Пример: =SUMIF(D2:D13;">0";D2:D13).

PRODUCT(number1, number2,....) Изчислява произведението на аргументите.

SQRT(number) Изчислява квадратен корен от х.

AVERAGE(number1, number2,...) Изчислява средноаритметично на аргументите.

ROUND(number, num_digits) Закръглява число до посочения брой десетични знаци.

MAX(number1, number2) Намира най-голямата стойност.

MIN(number1, number2,....) Намира най-малката стойност.

TODAY()Извежда в клетката текущата дата.

NOW() Извежда в клетката текущата дата и време.

COUNT(Value1, Value2, ...) Извежда броя на клетките, съдържащи числени стойности, в посочената с аргументите област.

COUNTIF (област; критерий), (range; criteria) range е областта, в която се извършва броенето, а criteria е условието, по което се подбират обектите за преброяване. Пример: =COUNTIF(D2:D13;"<0")

IF (logical_test, value_if_true, vaiue_if_false) logical_test - логическо условие - логически израз, който може да включва оператори за сравнение или логически функции: събиране (OR), умноже­ние (AND) и отрицание (NOT);

value_if_true - стойност, която се присвоява на клетката, ако стойността на логическото условие е истина;

value_if_false - стойност, коятосе присвоява на клетката, ако стойността на логическото условие е неистина

=IF(D2=0; 100; А1); =IF(AND(D2>5; D25; D3<10);100;300).

Excel проверява стриктно всяка формула за грешки и по един или друг начин подсказва възможности за поправката им. При въвеждане формулата се изписва, като адресите са оцветяват в различен цвят, съответстващ на цвета на участващите в изчисленията клетки. Въвеждането на формули се улеснява, тъй като има възможност адресите на клетките да се въвеждат във формулата чрез щракване в съответната клет­ка. При изписване на затваряща кръгла скоба за момент се показва и съответ­ната отваряща. Ако е пропусната една от тях, другата скоба няма да се удебели.

Редакрирането на формули се извършва по стандартния начин за промяна на съдържанието на клетка.

При създаване на формули, в които има връзкa между клетки в една таблица, е възможно да се получи циклична зависимост. Това става когато например, клетка А1 зависи от клетка С1, тя от своя страна зависи от В1, която пък зависи от А1. Има задачи, при които е допустима такава зависимост и е възможно да се получава желаната стойност по формулата. Тогава трябва да се отчита редът на обхождане на клетките при пресмятане по формулата. Програмите винаги дават индикация за циклични зависимости, за да се избегнат евентуални грешки.

Формулите могат да свързват клетки на различни таблици (работни листи) на една работна книга или на различни работни кни­ги. В случаите на свързване адресът на съответната клетка се „допълва" с името на съответната таблица, последвано от знакът (!) и евен­туално името на нейната работна книга заграждено от квадратни скоби.

Примери:   = Sheet1!C4+Sheet2!A3+ 'C:\My Documents\[Book2.xls]Sheet1'!A2;  =C4+Sheet2!A3+[Book2.xls]Sheet1!A2

=============================================================================================

СЪЗДАВАНЕ НА ГРАФИКИ И ДИАГРАМИ

Когато се анализира изменението на даден процес или явление, е особено важно то да може да се онагледи графично. Това става обикновено с пост­рояването на диаграми (Chart). Разработени са специа­лизирани програми, които имат богати възможности за добро оформление и ефектна илюстрация чрез диагра­ми. Такива програми са FastGraph, dGraph, Chart-Master, 3D Business Graphics, MsCart и др. Програмите за управление на електронните таблици също се използват за създаването на диаграми, тъй като те съдържат подсистеми за тази дейност.

Основните части, в една диаграма, са: заглавие, графична интерпретация на данните и легенда.

За да се създаде диаграма първо се избират клетките от електронната таблица, чието съдържание ще се онагледява графично. Включва се и текстът, описващ същността на данните. Всеки ред (колона) от избраната зона описва отделна серия (Series). Стой­ностите, свързани с една серия, може да се представят графично по различен начин, съответстващ на избрания тип диаграма.

Някои видове диаграми

Диаграмите, в които се из­ползват равнинни обекти (точки, отсечки, правоъгълници и др.), се наричат двумерни (2D). За получаване на визуални ефекти на равнинните диаграми понякога се придава обемен вид. В такъв случай говорим за триизмерни (3D) варианти на съответните диаграми.

Най-използваните диаграми за представяне на серии от данни са правоъгълните, линейните,  кръговите и функционалните диаграми. Видът на диаграмата (включително и съот­ветният двумерен или тримерен вариант) се избира в зави­симост от типа на представяните данни и от това каква тенденция се анализира и показва.

Правоъгълни диаграми - могат да съдържат както хоризонтално (лентови диаграми - Bar), така и вертикално (стьлбовидни диаграми - Column) разположени правоъгълници, илюстриращи изменението на една или повече серии от данни. За всяка от сериите може да се изчертават отделни правоъгълници или те да са насложени един над друг, така че да образуват един общ правоъгълник. Когато се анализира не само изменението в отделна серия, а и сумарното изменение, правоъгълниците са насложени, а данните от отделните серии са оцветени с различен цвят.

Линейни диаграми (Line). Чрез линии в декартова координатна система се илюст­рира как се изменят стойностите от една или няколко серии във времето. По оста Х се представя времето, а стойностите – по оста Y. Всяка серия се илюстрира с отделна линия. Линейните диаграми са удобни и за построяване на графика на функционална зависимост.

Площни (съставни) диаграми (Area) - представят едновременно промените за да­ден период и пропорционални съотношения. Могат да се сравнят с линейните диаграми, заради това, че отразяват промя­ната с течение на времето.

X-Y точкови (разсеяни) диаграми (Scatter). Използват се за илюстрация чрез точки, разпръснати в координатна система без да се показват връзките между тях. Наблюдаването на две и повече серии показва къде има най-голяма гъстота на точки. Имат широко приложе­ние в статистиката за илюстриране на зависимостта между данни и тяхната средна стойност.

Кръгова диаграма (Pie). Илюстрира отношението между отделните части в едно цяло. В тях се изобразява само една серия  от данни.

Прьстеновидна диаграма (Doughnut) - представя процентното разпределение на отделните серии в концентрични пръстени.

Създаване на диаграма

Маркира се тази част от таблицата въз основа, на която ще се създава диаграмата.

:     Insert/Chart

:     Бутон Chart Wizard

Отваря се диалогов прозорец. В заглавната му ивица се посочва, че това е първа стъпка от общо 4 при съставяне на диаграми. Преминаването от една стъп­ка в следващата става с бутона Next. Връщането към предна стъпка за промяна на някой от зададените параметри става с бутона Back. За прекратяването на ди­алога се използва бутонът Finish. За всички незададени от потребителя парамет­ри ще бъдат установени стойностите по подразбиране.

  1. Първаа стъпка - избира се видът на графиката от списъка Chart type: и неговата разновидност - от Chart sub-type:. Ако се за­държи бутона Press and Hold to ViewSample, ще се види как би изглеждала ди­аграмата и дали изобщо е подходяща завашата таблица. Тряб­ва да се избере диаграма, подходяща за типа на данните и типа на отношени­ята, които ще се представят:
  2. Втора стъпка – избира се областта с данните и ориентацията на диагра­мата.

          Страница Date Range. Ако таблицата е предварител­но маркирана, в полето Date Range се появяват маркираните области, зададени с техните адреси. Ако данните за съставяне на диаграмата не са маркирани или са избрани неправилно, в този момент може да се поправи грешката. Чрез опциите Rows и Columns в областта Series in: се избе­ра дали графиката да бъде по редове или по колони.

          Страница Series. При необходимост в облатта Series, може да се изключи серия от данни или да се добави нова. Чрез Category (Х) axis labels се определят надписите по хоризонталната ос. При щракване на иконата в десния край се получава възможност да се маркира областта с надписите направо в таблицата ако не са включени в маркирана­та област. Тъй като не могат да се изобразяват на диаграми, текстовите стой­ности се приемат винаги за надписи.

  1. Трета стъпка – за допълнителна информация при оформле­ние на диаграмата.

           Страница Titles – за въвеждане на заглавие на цялата диаг­рама, заглавие (име) на оста Х и на оста У

           Страница Axes - за визуализиране на надписите по хо­ризонталната или вертикалната ос в диаграмата.

           Страница Gridlines – за изчертаване на  мрежа.

           Страница Legend - за разположение на легендата спрямо диаграмата.

           Страница Date Labels – за визуализиране на етикети (Data Labels) за всяка серия данни.

           Страница Date Table – за отпечатване на таблицата под диаграмата.

  1. Четвърта стъпка. В прозореца Chart Location се избира мястото, на което да се разположи диаграмата. С опцията As new sheet: се отваря нов работен лист, а с As object in: се предла­га избиране на някой от съществуващите, чиито имена са в списъка до опцията.

Обработка на  диаграми

Създадената диаграма се разполага като графичен обект върху работния лист. Може да се редактира и форматира цялата диаграма или отделни нейни елементи като предварително бъдат избрани.

Избор на диаграма – чрез еднократно щракване с мишката върху нея.

Избор на обекти в диаграма – чрез еднократно щракване с мишката върху обекта или чрез списъка Chart Object от лентата с инс­трументи Chart.

Промяна на размерите и местоположението на диаграмата - може да се мести и да се променят размерите й както при графичните обек­ти в Word. По аналогичен начин се оперира и с обектите на диаграмата.

Изтриване - клавиша Delete; Edit/Clear; контекстно меню Clear

Промяна на стойностите - диаграмата е динамично свързана с данните, които представя, та­ка че промените в таблицата се отразяват автоматично и в нея и съответно промените в диаграмата се отразяват и в таблицата.

Редактиране на диаграмата - чрез менюто с команди, което се появя­ва при поставяне на светлинния маркер в празно пространство от нея. Когато се появи надпис Chart Area, се натиска левият бутон на мишката. Командната лен­та Chart също дава опции за промяна.

Промяна на оформянето на избран елемент от диаграмата – чрез Format/Selected…, чрез контекстно меню/Selected… или  чрез двойно щракване с мишката върху елемента. Извежда сесъответния диалогов про­зорец за промяна на оформлението (за текст - Format Axis…;  за елемент от графичното представяне на данните (колона, сектор) - Format Data Se­ries; за фонът, на който са изведени колонките - Format Plot Area…; за легендата - Format Legend;  за цялата диаграма - Area; за заглавияето - Format Chart Title).

Създаване в вмъкване на графични обекти

Excel,  родобно на програмата Microsoft Word, също дава възмож­ност за създаване и вмъкване на графика. Инструментите и командите, които се използват, са аналогични.