ПИСМЕНИТЕ КОМУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА Печат

ПИСМЕНИТЕ КОМУНИКАЦИИ В ОРГАНИЗАЦИЯТА

  • писма
  • писмени документи
  • молба

Бизнес кореспонденция

  • „Кореспонденция” означава съотговаряне, т.е. създаване на писмени връзки и отношения в обществото.
  • По своята същност кореспонденцията представлява целенасочена дейност за установяване, поддържане и развитие на писмени връзки между отделни лица, фирми, обществени институции или държави, като улеснява техните преки и косвени взаимоотношения.

ПИСМО

  • Писмото е двустранна комуникация, с помощта на която се установяват и поддържат деловите отношения на организацията вътре в нея и с нейни външни партньори.
  • Писмото трябва да се отличава с ефектен стил:

-   съобразен с индивидуалността на партньора (стила)

-   изпълнен с подходящ тон (обмислено, прочетено, проверено писмо)

-   ясен – оптимално дълги изречения, добре структурирани абзаци, правопис.

-   интересен – значимите неща се пишат с главни букви, с bold, с друг шрифт, казват се в началото и в края.

Начин на съставяне:

Не бързайте да пишете текста на писмото, преди да сте:

  1. Събрали необходимите факти.
  2. Обмислили каква цел искате да постигнете с писмото – да информирате, да подготвите нова сделка, да посъветвате, да изразите благодарност.
  3. Целта, която желаете да постигнете, се определя от това кой е вашият получател. Преценете неговите гледни точки, нагласи, цели. Наблягайте на местоимението „Вие” (Вие ще получите, Вие ще участвате, вместо: Можем да Ви предложим, Ще се състои...). Не се съкращават „господин” и „госпожа”- пишат се целите думи, а не: г-н, г-жа.
  4. Обмислили тона на писмото – добронамерен, убедителен, твърд, извинителен, приятелски.

Според темата и съдържанието си писмата биват:

  1. Писма от общ характер – запитване, отговор на запитване и установяване на първоначален контакт.
  2. Писма-предложения (оферти) и писма-отговори на оферти.
  3. Писма за поръчка на стоки и писма-потвърждения за изпълнения на поръчката.
  4. Писма за сключване на договор и промяна на клаузите в договора.
  5. Писма, свързани с нередовно плащане.
  6. Писма за възстановяване на прекъснати връзки.
  7. Писма, свързани с доставка на стоки (съпроводителни).
  8. Писма-декларации.
  9. Писма, уреждащи взаимоотношения при закупуване на определен вид продукция.
  10. Писма, свързани с транспорта на стоки (опаковка, застраховки).
  11. Писма до финансови институции – за кредити, за разплащания.
  12. Писма, уреждащи разплащанията в международната търговия.
  13. Писма, уреждащи взаимоотношения в различни области – застрахователна, туризъм и др.
  14. Писма за установяване и поддържане на делови контакти – покани, благодарности, поздравления и съболезнования.

ТЕХНИЧЕСКО ОФОРМЛЕНИЕ

v             Външна форма:

-   бланка – формат 4 с(или без) фирмен знак;

-   цвят – бял(класически); бежов(официален);

-   цветът на плика да е същият;

-   членуване- ако заменим думата с той, слагаме пълен член; ако заменим думата с него, слагаме кратък член.(цветът-той; цвета-него); след предлог(на, с, без, в, до) не може да има пълен член (цветът на плика);

-   писмото(листът) се сгъва надлъжно, после напречно, но най-много на четири

Встъпителни изречения, обясняващи мотива на писмото

  • В отговор на писмото Ви.......
  • В отговор на запитването Ви.....
  • Съгласно нашата договореност....
  • Благодарим за Вашето писмо от....
  • Позовавайки се на Вашето писмо относно....
  • В допълнение към писмото ни от ......
  • В съответствие с Вашата поръчка от....
  • Благодарим Ви за....

Свързващи думи и изрази:

  • На първо място...
  • Моля дя вземете под внимание факта.....
  • Във връзка с това......
  • На практика....
  • Считаме, че.....; Смятаме, че.....; Мислим, че.....
  • Като се има предвид горепосоченото,......

Учтива формула:

  • Ще Ви бъдем благодарни, ако.....
  • Очакваме със задоволство.....
  • Разчитаме на Вашата отзивчивост.
  • Благодарим Ви предварително.
  • Молим за Вашето разбиране.
  • Молим  да ни извините за .....
  • С нетърпение очакваме......
  • Съжаляваме, че не можем да Ви дадем благоприятен отговор.
  • Настоятелно Ви молим да не бавите отговора си.
  • Ще Ви бъдем благодарни, ако ни сътрудничите по този въпрос.
  • Всяка информация ще ни бъде от полза.
  • Приемете най-искрените ни пожелания за....
  • Моля, приемете нашето извинение за причиненото Ви неудобство.

ДОКЛАДИ

  • Според предназначението си биват:

-информационни;

-аналитични;

  • Според обема си биват:

-   къси (1-2 стр.);

-   подробни (6-10 стр.);

  • Според периодичността на писане биват:

-рутинни(на определен интервал);

-специални(за точно определено събитие);

  • Според формата на представяне биват:

-   доклади-писма;

-   доклади с раздели и параграфи;

-   доклади със заглавия и множество параграфи;

  • Рутинни са докладите, които се пишат в края на отчетен период-месец, година.

Рутинни доклади се използват:

-   за отчитане на цялостната дейност в организацията;

-   за персонална оценка на мениджърите;

-   за внедрени новости.

Реализират се 4 групи дейности:

1.Подготовка на доклада.

а) точно формулиране на проблема – напр. Какви са причините за намаляване на потребителското търсене на .....?

б) определяне на факторите, които влияят върху решаването на проблема;

в) разработване на хипотези за разрешаването на проблема.

2.Събиране на необходимата информация.

3.Разработване на схемата на доклада.

4.Написване на доклада.

Примерна схема на бизнес-доклад или ефективно делово изказване:

  1. Увод:

-   цел;

-   подходяща шега, ако е уместно;

-   подходящ кратък цитат;

-   начално изявление;

-   въпроси, интересуващи аудитореята.

  1. Основна част:
  • Изложение на въпросите, идеите и събитията, подредени:

-   тематично(по въпроси и идеи);

-   хронологично(по време на събитията);

-   порайонно(според мястото);

-   посекторно(по сектори на организацията).

  1. Заключение:

-   резюме (сбит преразказ);

-   изводи;

-   предложения;

-   покани;

-   призиви.

МОЛБА

  • Жанр от деловия стил.
  • Свързана е с необходимостта на дадено лице да се извърши желано, ниобходимо, потребно от него действие.
  • Реализацията зависи от друго лице, към което е отправено обръщението.