Joomla Software solutions Template

Payday loan

Същност на компютърното счетоводство

І.Предмет на дисциплината – за автоматизиране обработката на счетоводната информация в компютърните системи е необходимо да се използуват съвременни висококачествени програмни продукти с цел в максимална степен да се осигури информационно обслужване на предприятията. Доброто познаване на програмните продукти по счетоводство изисква и изучаване на някои технически изисквания свързани с продуктите. Такива са въпросите по инсталирането на продуктите, техническите настройки, икономическите настройки и свързаните с тях технически действия, ползуването на сервизните функции, мрежовите функции, работата на системните файлове, техническото съхраняване на информацията и други. В дисциплината са включени и някои специфични програмни продукти имащи конкретна връзка със счетоводните програмни продукти. Такива са: ДДС регистри, Амортизация на ДА, Попълване на банковите документи, складово стопанство и фактуриране и други.

ІІ.Историческа справка за компютъризацията на счетоводството – машинната обработка на информацията преминава през три основни етапа.

1.Първи етап – този етап се подразделя на два подетапа:

а)до началото на 60-те години на ХХ в. – през този подетап счетоводната информация почти не се обработва машинно. Съществуващата тогава изчислителна техника(ЕИМ) се използва преди всичко в статистиката, за научни изследвания и други.

б) до началото на 70-те години на ХХ в. – този подетап се характеризира с появата на т.н. “пакетна” обработка на данните и “централизирана” обработка на данните на базата на автономна ЕИМ. Тук има разграничаване на потребителя на информация от самата обработка. През този етап започват да се изграждат Автоматизираните системи за управление(АСУ). Започват да се обработват големи масиви от данни в подсистемите на АСУ. Такива са ТРЗ, финансова дейност и др.

2.Втори етап – обхваща периода от началото на 70-те години до началото на 80-те години на миналия век. През този етап се внедряват редица автоматизирани системи за управление на отделни звена, подсистеми и функции в отделни предприятия, автоматизирани системи за социално управление, автоматизирани системи в цели отрасли, автоматизирани системи за информационно осигуряване на управление за управлението, където се включваше и подсистемата на счетоводната отчетност. През този период се появиха и т.н. “счетоводни машини” за обработка на счетоводната информация на ниво предприятие. Появиха се и фактурни машини.

3.Трети етап – обхваща периода от началото на 80-те години. Този период се характеризира от начало с предоставяне на крайния потребител на информация пряк достъп до ресурсите с данни. На този етап тенденция за бързо развитие на мрежите и пряк достъп до ресурсите се забавя. Причина за това е появата на нов клас микро-ЕИМ – микрокомпютрите. Отначало обработката започна на 8 битов компютър, след което за много кратко време се преминава към използуването на 16 битови компютри. Компютърът модернизира идеите на автоматизираната обработка на информацията във всички области на човешкото познание, включително и в счетоводната дейност.

ІІІ.Съвременните тенденции в компютъризацията на отчетните процеси

Значението на счетоводната информация при автоматизираните системи за управление нараства неимоверно много. Това е продиктувано от положителната тенденция на нарасналото ползуване на счетоводната информация и от нарасналия й обем. Тази тенденция се наблюдава както за вътрешните потребители на информация, така и за външните.

Компютъризацията на отчетните процеси се характеризира с все повече използване на локални мрежи за предаване, обработване и ползуване на информацията. Съвременните тенденции налагат да се изграждат и информационни връзки между отделните предприятия и външните потребители на информация. Такива са между предприятията и банките, предприятия и данъчни служби.

Положителни тенденция се наблюдава и при изграждането на интегрирани системи за информация. Счетоводната информационна система се обвързва в автоматичен режим с такива подсистеми като: работа с касови апарати, изготвяне на регистрите по ДДС, изготвяне на информация и подаване към НОИ и ЗОК, изготвяне на баланси и отчети за приходи и разходи, връзка с кадровата информация, връзки с измерителни уреди и др.

Предпоставки за организация на компютърното счетоводство

І.Технически предпоставки

Ръчните способи за обработка на счетоводната информация ве­че доказват своята неефективност. На настоящия етап автоматизира­ната обработка на икономическата информация и в частност на сче­товодната е единствената съвременна алтернатива за ефективното функциониране на цялата информационна система на предприятие­то.

През последните години тече процес на масово внедряване на съвременни компютърни системи в счетоводството. Той поражда и редица проблеми при неговото практическо реализиране. Тяхното пре­одоляване е гаранция за изграждане на една съвременна информа­ционна система на предприятието.

Един от групата проблеми, които трябва да се преодолеят е снаб­дяването на предприятията със съвременни технически средства за обработка на счетоводната информация. Касае се преди всичко за наличието на компютърни системи от последните поколения компют­ри.

При избора на технически средства на първо място трябва да се реши каква система  компютри  да се закупят и колко на брой. За препоръчване е да се изберат последни поколения компютри . Другите екстри не са от голямо значение за счетоводството. Не са от съществено значение и твърдите дискове с много голяма памет, тъй-като обемът на счетоводната информация в едно голямо предприятие може да се съхранява и на дискове с по-малка памет - примерно до 100 МБ памет. Бързодействието на микропроцесора също е от значение, но за обработката на счетоводната информация не се изисква супер бързина. Разбира се, че по-бързата обработка създава и по-добро качество и по-добър уют по време на работа. Този въпрос стои за решаване, поради факта, че масово предприятията в момента не разполагат с достатъчно парич­ни средства за закупуване на техника. Най-доброто решение е да се закупува маркова техника, въпреки по-високите цени. Марковите ком­пютри са с по-добри качества и сервиз на асемблираните у нас ком­пютри. Качеството все по-често започва да става основен критерии вместо цената, включвайки в себе си и по-добри гаранции за работа и надеждност.

ІІ.Икономически предпоставки

Автоматизираната обработка на счетоводната информация на­лага коренна промяна на технологията на отчетния процес. Тази про­мяна зависи и от икономическите предпоставки за организацията на компютърното счетоводство. Преминаването от ръчна към автоматизирана обработка е един сложен процес. Този процес се осъществя­ва в определена последователност и преминава през различни ета­пи. Но тези етапи се влияят от различни фактори. В същото време крайното решение може да се постигне по различни начини.

Основна предпоставка се явява наличието на парични средства за изграждане на информационната система. След решение от ръко­водството на предприятието за изграждане на автоматизирана ин­формационна система е необходимо да се направи една предвари­телна план-сметка, чрез която да се прецени какво ще е необходимо да се осигури като парични средства. Тази план сметка в разходната част следва да съдържа разходи в следните направления: ;

-       разходи за програмни продукти

-       разходи за внедряване

-       разходи за поддържане.

Разходите за техника включват всички разходи по закупуването на компютърната техника включително принтера и другите техничес­ки устройства. В болшинството случаи това е най-големият обем от разходи. Тези разходи се увеличават значително,когато се работи с повече от един компютър. Тук могат да се направят известни иконо­мии като се ползува един принтер, но това зависи от организацията на отчетния процес. Също така могат да се ползуват и други техничес­ки устройства за няколко компютъра. В зависимост от нуждите, кога­то се работи в режим на мрежа, не е необходимо да се закупуват компютри последен клас за всички работни станции. Последен клас е желателно да се използува само за сървър. Разходите за техника имат условно постоянен характер. Затова при избора на техниката цените са предварително определени. Но има фирми, които предлагат техни­ка с формиране на конфигурация, а от тук и на цена според желание­то на клиента. За препоръчване е да се избере този вариант на заку­пуване на техника.

Разходите за поддръжка на информационните системи също се договарят. Те се правят в бъдеще време по време на експлоатация на информационната система. Поддръжка се налага един път на самата техника - компютри и други, и втори път на самите програмни продук­ти.

ІІІ.Нормативни предпоставки

Компютъризирането на счетоводството е нормативно регламентирано. То се основава на същите методологични принципи,както при ръчното водене. Нормативните параметри са посочени в Закона за счетоводството - глава втора член 8 и член 9, където се регламентира изискването за използуването на счетоводен софтуер и определяне формата на счетоводството /ДВ бр. 98,16.11.2001 / в сила от 1.01.2002 г. Основното изискване тук е, че когато се използува счетоводен соф­туер, той трябва да е на български език и да отговаря на другите изис­квания посочени в закона. Подробно изискванията при разработва­не на системата за автоматизирана обработка на счетоводната ин­формация са посочени в утвърдения Национален сметкоплан за стопанската дейност публикуван в издателство „фор Ком", стр. 522 и сл т.1/. Основните изисквания се свеждат до следното:

1. Осигуряване на и идентифициращо и терминологично единст­во на показателите и реквизитите, използувани при счетоводното отчитане на отделните обекти,както и връзките между отделните обек­ти.
2. Класифицирането и кодирането на информацията да осигуря­ва: пълен обхват на обектите, възможности за включване на нови гру­пи и обекти, автоматизирано получаване на отчетните показатели и използуване на общоприети обозначения и системи за кодиране.
3. Индивидуалният сметкоплан е в основата на информационна­та система.
4. Документирането на стопанските операции се извършва съгласно Закона за счетоводството и Албума на първичните счетоводни документи.
5. При въвеждане на информацията върху технически носители задължително условие е наличието на идентифициращ счетоводен документ. Входната информация записана върху технически носители също трябва да съдържа данни идентифициращи обекта и субекта на информация.
6. Всички счетоводни документи се контират, като се спазват изискванията на индивидуалния сметкоплан и аналитичната структура на счетоводните сметки. Всички документи се подреждат в папки предварително номерирани и всеки документ в тези папки получава пореден номер.
7. Информацията въведена върху технически носители от първич­ни и други счетоводни документи формира информационната база на системата. Базата трябва да съдържа, както синтетична, така и анали­тична информация за отчетните обекти.
8. Счетоводната информация се представя във вид на машинограми и  видеограми. Машинограмите са:

а/Хронологичен дневник за въведената информация от първич­ните документи.

б/ Дневник за сметката - съдържа пълна информация за синте­тичната сметка, нейното аналитично развитие, за група аналитични сметки с обороти, начални и крайни салда. Информацията по сметки­те трябва да бъде обвързана с първичните документи, в резултат на което се формира информационната база от данни.

в/ Главна книга - чрез нея се осигурява информация за всяка синтетична счетоводна сметка в кореспонденция с всички други сче­товодни сметки - с обороти и салда по сметките.

г/ Други машинограми - служат за съставяне на счетоводни за­писвания или за отразяване състоянието на активи и пасиви, както и за задоволяване информационните потребности на предприятието.

9.Системата за автоматизирана обработка на информацията трябва да позволява възможности за контрол на записванията.

10.Осигуряване на информационна връзка между първичния документ и въведените стопански операции.

ІV.Кадрови предпоставки

През последните години тече процес на масово внедряване съвременни компютърни системи в счетоводството. Той поражда редица проблеми при неговото практическо реализиране. Тяхното преодоляване е гаранция за изграждане на една съвременна информационна система на предприятието. Едни от основните групи проблеми са свързани с подготовката на специалистите по счетоводство за работа с компютърни системи в режим на автоматизиране на отчетните процеси.

Въпросите за подготовката на специалистите по счетоводство за работа с компютърните системи е от изключително значение практическото реализиране на дейността по внедряване на компютърната обработка на счетоводната информация. Налице са три категории специалисти, които подлежат на подготовка, а именно: учещите се в средните и висшите училища- редовно обучение, студентите задочници - едновременно учещи се и работещи и специалистите работещи в практиката като счетоводители.

Компютърната подготовка на специалистите по счетоводство трябва да даде познания за автоматизирането на счетоводната отчет­ност. Тази подготовка налага да се изучат редица общотеоретични постановки за прилагане на счетоводните принципи и изисквания в условията на автоматизация на отчетните процеси. Тези въпроси тряб­ва да се свързват с проблемите на управлението, тъй като счетоводс­твото при автоматизиране на отчетните процеси заема по-голямо зна­чение.

Подготовката на специалистите по счетоводство трябва да започне още с готвещите се за икономисти в средните и висшите училища. Тази подготовка трябва да се извършва за всички учащи по две причини. Първо за готвещите се за счетоводители в специалностите по счетоводна отчетност тя е задължителна. Още повече - изучаване­то на компютърните дисциплини трябва да бъде с увеличен хорариум,поради факта, че те ще работят непосредствено в практиката с раз­лични компютърни системи имащи отношение към счетоводството.По време на подготовката готвещите се специалисти по счетоводство освен теоретична подготовка следва да придобиват и редица практически навици. Те се реализират с практическите занятия по дисциплините "Компютърно счетоводство" в средните училища и "Програмни продукти в счетоводството" във висшите.

Втората група специалисти, които се обучават по компютърна обработка са задочните студенти. С тях възникват повече проблеми при обучението. Категорията на задочните студенти се дели на две категории: такива които работят като счетоводители и такива, които не работят. Работещите като счетоводители най-често са запознати с определени програмни продукти, внедрени в техните предприятия. Запознаването им при обучението с един или друг продукт на практика повишава тяхната подготовка и с тях се работи по-лесно. В много от случаите те се обучават на същия програмен продукт, който се прила­га в тяхното предприятие. Тук студентите придобиват нови знания за възможностите на дадените продукти, които те по-рано не са позна­вали.

Третата група специалисти по счетоводство са счетоводителите в практиката. Една част от тях са завършили средно и висше образо­вание през последните години и имат необходимата подготовка за работа с автоматизираните системи за обработка на счетоводната информация. Друга част не са изучавали принципите на работа с прог­рамните продукти, а също така и основите на информатиката. Ускореното внедряване на различни компютърни системи в прак­тиката налага да се извършва подготовка и обучение и на работещите в предприятията. Това се постига по различни начини: чрез провеж­дане на курсове за квалификация и преквалификация, чрез обучение по време на внедряване на даден програмен продукт в практиката, изучаване на конкретен програмен продукт в предварителни курсове и други.

Най-големи са проблемите свързани с подготовката на счетовод­ните работници за работа с компютърните системи в режим "Автома­тизиране на отчетните процеси".

Въпросите за подготовката на счетоводните работници за рабо­та с компютърните системи е от изключително значение за практи­ческото реализиране на дейността по внедряване на компютърната обработка на счетоводната информация. В практиката както ръководните кадри, така и счетоводните работници имат психологическа нагласа за преминаване към един нов начин на работа.

ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОМПЮТЪРНОТО СЧЕТОВОДСТВО

І. СЪЩНОСТ НА МАШИННАТА ФОРМА НА СЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ

Автоматизацията на финансово-счетоводната отчетност навлиза с бързи темпове в различни отрасли и предприятия. Налице са редица положителни промени в работата на много предприятия, породени от новата организация на отчетните процеси. С въведената нова организация на счетоводната отчетност се постигат редица предимства, които при ръчната обработка на данните бяха само пожелания. Новата организация неминуемо се свързва с използуването на микрокомпютърна техника и подходящо разработени за нуждите на счетоводната отчетност програмни продукти /ПП/.

Внедряването на микрокомпютърната техника в счетоводната от­четност значително променя досега съществуващите представи за ор­ганизацията на счетоводната отчетност. С въвеждането на новата тех­ника по-добре се планира отчетния процес в рамките на отделното предприятие, фирма и т.н. Повишава се значително производителност­та на труда на счетоводните работници, създават се възможности за чувствително подобряване контрола върху процеса на отчитането, ка­чеството на управлението се увеличава няколко пъти.

Машинната форма осигурява една напълно завършена счетоводна отчетност съгласно изискванията за организация на счетоводната отчетност и наличните теоретико-методологически разработки по тези въпроси. Освен синтетичното отчитане, чрез системата се осигурява едно по-задълбочено аналитично отчитане. Налице са възможности за отпечатване на всички необходими справки, които напълно удовлетворяват нуждите от информация за счетоводната отчетност; икономическия анализ и контрола. Освен това получаваната информация отговаря на съществуващите нормативно-правни изисквания за отчетността.

Автоматизирането на счетоводната отчетност изисква коренна промяна на технологията на счетоводната отчетност. Налагат се промени и при извършване на рутинната счетоводна работа. Това произ­тича от промяна формата на счетоводно отчитане. Сега съществува­щите мемориално-ордерна и журнално-ордерна счетоводни форми трябва да се  заменят изцяло с машинната форма на отчитане. Това означава, че се променят регистрите за хронологическите и систематическите записвания и начина, по който се извършват счетоводните записвания в тях. Счетоводните записвания по синтетичните и аналитичните сметки и тяхното приключване се извършва автоматично от компютъра, като сметките се изравняват. Може да се получи оборотна ведомост за всяка сметка-синтетична и аналитична и об­ща оборотна ведомост за баланса. Автоматично се прави и самото счетоводно приключване само чрез една клавишна команда. Това се постига за съвсем кратко време и може да се извършва по всяко вре­ме  Ръководните органи могат да получат необходимите им данни вед­нага при поискване.

ІІ. ОРГАНИЗАЦИЯ НА ДОКУМЕНТООБОРОТА

Една от основните дейности на счетоводните работници при ма­шинната форма на отчитане е правилната организация на документооборота. Производителността на труда се повишава при въвеждане­то на данните при коректна подготовка на документите. При работа с микрокомпютри няма ограничения и специални изисквания към пър­вичните документи. Използуват се съществуващите първични доку­менти при ръчната форма на отчитане. Те могат да бъдат и променяни при необходимост, което също не се отразява на работата с компютъ­ра. Тези предпоставки са едно голямо предимство при внедряване на различни системи. За целта не се губи време за пригаждане на доку­ментите за машинна обработка.

Болшинството първични документи имат собствен номер, което ги индивидуализира. Но има и такива, без собствени номера като аван­сови отчети, банкови писма, справки и други. Независимо от това да­ли даден документ има или не собствен номер, то той задължително трябва да получи т.н. "архивен номер". Архивният номер служи за оп­ределяне мястото на всеки документ в организацията на документооборота. Всеки номер се състои от две групи цифри. Първите две циф­ри означават номера на папката, в която е поставен документа, а вто­рата група цифри /до три или четири/ представляват поредния номер на документа в дадена папка. За препоръчване е номерата да се за­писват с цветен флумастер или цветен химикал в горния десен ъгъл на документа. Архивният номер на документа е по същество хронологи­чен номер и на самата счетоводна статия, отразена в хронологичните ведомости. Те представляват дневник на сметката. Възможно е пап­ките, в които се съхраняват документите, да получават отделни номера, а документите свои поредни номера. Това по същество не изменя посочения принцип на архивиране

Първичните документи, отнасящи се до отразяване на касовите операции, имат приоритет и следва да се архивират в папка "Каса", под номер "1". На банковите документи трябва да се даде приоритет номер "2" и да се архивират в папка "Банкови документи" под номер "2". Ако някои банкови документи кореспондират с касата, то те след­ва да се архивират към папка "Каса". Когато кореспондират с разни банкови сметки са запазва правилото да се архивират по признака "кредит-сметка". Когато банковите документи съдържат операции от­насящи се до други сметки, те се съхраняват в папките за банковите сметки. За целта могат да се заведат две папки - за дебита и кредита на съответната банкова сметка. Всички други документи се архивират по признака "Кредит сметка" отнасяща се до отразяване на дадена стопанска операция. Архивирането на документите може да стане по признаците предметен, функционален или смесен.

При използуването на микрокомпютърни системи всяка стопанска операция задължително трябва да се документира еднократно. В много случаи в счетоводството се получават документи в няколко екземпляра. Това налага всички втори и следващи копия от даден документ да се отделят в отделна папка, която не подлежи на архивиране. Върху копия­та с ясен текст трябва да се отбележи, че тези документи не подлежат на осчетоводяване и на тях да не се дават и поставят архивни номера.

ІІІ. ИЗБОР НА ТЕХНИЧЕСКИ СРЕДСТВА

Изборът на технически средства зависи от предлаганите възможности за из­бор. Такива в момента съществуват. Налице са множество софтуерни фирми, които предлагат богат избор на всички възможни технически средства за компютъризиране на счетоводната отчетност.

Основният въпрос за избор на технически средства е този за избора на компютърната техника. Трябва да се избере както модела и конфигурацията на компютъра, така и броя на компютрите.

Предлагат се както маркови компютри, така и такива конфигури­рани в български фирми. Доставените маркови компютри на българс­кия пазар и произведени в западни страни по принцип са по-надежд­ни и с повече и по-добри функционални показатели.Но в същото вре­ме и цените им са приблизително два пъти по-високи. В практиката на страната ни се наблюдава масовост при закупуване на компютри про­изведени в страни най-вече от Югоизточна Азия - Сингапур, Малай­зия, Корея, Китай и други. За отбелязване е, че една голяма част от тях се внасят като готови компоненти, които само се сглобяват и фигу­рират в българските фирми. Именно това води и до по-ниските им цени. Болшинството от тях също показват добра надеждност.

По отношение броя на компютрите, които трябва да се закупи също има неяснота. Най-доброто решение е на всяко работно място да има отделен компютър. Но като масова практика на настоящия етап това не може да се реши поради финансови възможности. В повечето предприятия има по-няколко компютъра от различни поколения закупувани чрез различни периоди. Те много добре могат да се използуват при подобряване организацията на отчет­ния процес в предприятието. Последната трябва да бъде съобразена с основните изисквания, които се поставят при разработване системите за автоматизирана обработка на счетоводната информация. Съ­що така от броя на компютрите зависи начина на обработка на данните - дали това ще се извършва в локален режим или в мрежови вариант.За препоръчване е в малките и някои средни предприятия прилага локалния режим на работа, където са необходими от 1 до 3 компютъра. За големите предприятия следва да се използуват локални мрежи и такива с по-големи информационни възможности.Това налага и ползуването на повече компютърни системи. При това положение лесно могат да се съчетаят старите системи компютри с нови­те, при което някои от последните модели да се ползува за сървър, а останалите като работни станции. Когато трябва да се определи бро­ят на компютрите, които трябва да се използуват в едно счетоводст­во, от съществено значение е тяхното натоварване.

ІV. ИЗБОР НА ПРОГРАМЕН ПРОДУКТ

След избора на технически средства е необходимо да се избере програмен продукт за счетоводството. Програмните продукти предс­тавляват интелектуални технически средства, чрез които на алгоритмичен език се решават задачите на счетоводството. Изборът на прог­рамен продукт за счетоводството също е един сложен въпрос за ре­шаване от счетоводителите.

Сложността на проблема произтича от няколко причини, а имен­но:

1/На софтуерния пазар има много на брой програмни продукти -повече от 150.

2/ Счетоводните работници не познават качествата на продукти­те.

3/ Рекламите не винаги отразяват истинските възможности на продукта.

4/Липса на информация за повечето програмни продукти.

5/ Не се познават трудностите при внедряването и изучаването на продуктите.

6/ Влияние на цените при избора на продукта.

Изборът на програмен продукт може да стане по няколко начи­на:

Първо. Чрез реклама. Най-рекламираните програмни продукти в практиката към момента са: Ажур, Бизнес-Навигатор и Конто. Посо­ченото в рекламата не винаги отговаря на истинските възможности на продуктите. Рекламите са кратки и от тях авторът не може да про­никне в същността на задачите, които той решава.

Второ. Чрез демонстрации, фирмите производителки често пра­вят демонстрации на своите ПП. Това става на специално организи­рани промоции или по време на изложби и панаири. Предлагат се и т.н. "Демо версии".

Трето. Чрез наблюдение на работещи програмни продукти в практиката. Това се прави на добра воля от предприятията закупили и внедрили даден ПП. Най-често отзивите в такива случай са, че програмния продукт задоволява потребностите на потребителите. Но това не винаги е така, защото тези, които работят с даден ПП на практикане познават други ПП и техните качества. Положителното отношение към продукта в даден случаи се базира на сравнението между ръчната обработка на данните и автоматизираната обработка.

Четвърто. Чрез посещение на представители на фирмите предприятията. На практика това е самореклама. Всички фирми претендират, че техния ПП е най-добър, че той е съобразен с всички изисквания на нормативната уредба, правят се демонстрации на място и т.н.

V. ИНДИВИДУАЛНА И МРЕЖОВА ОБРАБОТКА НА ДАННИТЕ

Начинът на организиране обработката на данните зависи от то­ва колко компютъра са включени в системата за обработка и свърза­ни ли са те в мрежа или не. От тази гледна точка може да различим два начина на обработка - индивидуална и мрежова.

1.Индивидуална обработка на данните. Това означава, че когато  се работи с един компютър, то информацията автоматично ще бъде обобщена. Когато се работи с повече от един компютър, то един от тях задължително се определя за обобщаване на информацията на­речен сървър, майка, компютър за обобщаване, а останалите се из­ползуват като помощни наречени предметни работни места или ра­ботни станции.

Индивидуалната обработка на данните може да се извърши с един компютър или с повече от един. Когато се работи с един компютър, то цялата входна информация се въвежда на едно работно място и се обработва от един компютър. Първичните документи постъпват в счетоводството и данните от тях се въвеждат от един или няколко счетоводни работници последователно съгласно плана за документооборота.

Когато се работи с повече от един компютър организацията на работа се различава от тази на един. От всички компютри един се избира за основен - за обобщаване на данните. Всички останали се използуват за въвеждане на данни и извеждане на справки. Връзката между отделните компютри се осъществява с помощта на гъвкави маг­нитни дискове - дискети. На компютъра, който ще обобщава инфор­мацията, също може да се въвеждат данни. В режим на работа могат да се включат много компютри, но когато те са повече на брой въз­никват някои затруднения по синхронизирането и пренасянето на ин­формацията - усложняват се информационните връзки. Затова за пре­поръчване е тази форма да се прилага когато се използуват по-малко на брой компютри.

2.Мрежова обработка на данните. Мрежовата обработка на данните изисква предварително отделните компютри да бъдат свързани в мрежа и да работят в мрежова операционна среда. В практиката се използуват най-различни мрежи, но най-разпространени са уиндолските мрежи. При тази организация на работа на системата един компютър се избира за основен наречен "Сървър" и всички останали изпълняват функциите на "работни станции". Настройката на системата се извършва на сървъра, но може и едновременно от всяко работни място -това за различните ПП не е валидно. Някои ПП дори не мога! да работят в режим на мрежа. След настройката всяка работна станция има връзка със сървъра и има достъп до данните от него. При текущата експлоатация на системата данните се въвеждат от всяка работна станция и се обобщават автоматично от сървъра. Във всеки момент от работните станции може да извежда за ползуване изходна информация.

VІ. ПРИНЦИПИ НА ОРГАНИЗАЦИЯ НА КОМПЮТЪРНОТО СЧЕТОВОДСТВО

Процесът на компютъризация на счетоводството преминава през 2 етапа: предварителна подготовка на системата и текуща експлоа­тация на системата. Предварителната подготовка включва: избор на технически средства, избор на програмен продукт, инсталиране на продукта, технически настройки на ПП, изграждане на индивидуален сметкоплан, изграждане и въвеждане на номенклатурите и въвежда­не на начално състояние на обектите на отчитане. Текущата експлоа­тация на системата включва: въвеждане на данни, извеждане на справ­ки, приключване на периоди, връзки с други системи.

Въпросите по избора на технически средства и програмни про­дукти бяха разгледани в предходните точки. Инсталирането на ПП мо­же да стане по различен начин: чрез ползуване на инсталиращи прог­рами, директно от инсталационни дискети или по друг начин. Това се определя от производителите на програмните продукти. Начинът на инсталиране е описан в ръководствата приложени към ПП. Подроб­ности ще бъдат посочени при конкретното разглеждане на ПП. Към техническите настройки се отнасят: настройки по време на инстали­рането като определяне на компютрите и режима на тяхната работа, определяне на потребителите, въвеждане на пароли, настройки на цве­товете на екраните, настройки по съхраняването на информацията и други.

Изграждането на индивидуалния сметкоплан, въвеждането на но­менклатурите и въвеждането на началното състояние представляват т.н. "икономически настройки".

Втората икономическа настройка е изграждането на номенклатурите. Тук може да се подходи, като първо се изградят номенклатурите и след това се пристъпи към съставяне на индивидуалният сметкоплан.

Третото принципно положение от икономическите настройки е изграждане на изходното състояние на активите и пасивите в предприятието.

От текущата експлоатация на системата основната рутинна ра­бота е въвеждането на данни в компютъра. Получените документи от външни контрагенти на предприятието и тези издадени в самото предприятие се предават в счетоводния отдел. Там те се групират в папки и се контират.

Всеки документ получил архивен номер и счетоводно контиран е готов за по-нататъшна обработка. За целта трябва да се въведе ин­формацията от него в компютъра. Въвеждат се два вида данни - данни за хронологичните записвания и данни за систематичните записва­ния. Въвеждането на данните става непосредствено от самия документ. Не бива да се допуска бездокументално въвеждане на данни. Използуването на такъв способ следва да се смята за грубо нарушение на технологията на отчетния процес и лицата, които го допуска да носят лична отговорност за въведените данни.

Въвеждането на данните трябва да се извършва ежедневно спо­ред реда на пристигналите документи. Самото въвеждане се извърш­ва с помощта на екран, който се появява на монитора след извиква­не/стартиране/ на съответна функция за въвеждане на данни. Екра­ните и редът за работа с тях са различни за отделните ПП. При работа със системата се използуват определени менюта, в които са посоче­ни функциите и подфункциите включени в дадено меню или се ползу­ват менюта и подменюта. Основна функция е "Въвеждане на данни".