Home Икономика Документиране на стопанските операции

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 1 час
Документиране на стопанските операции ПДФ Печат Е-мейл
  1. Документиране на стопанските операции

В системата на счетоводството документирането е начин за запазване на данните за протеклите стопански операции с оглед последващото им преобразуване в счетоводна информация. Документирането представлява писмено регистриране в счетоводни документи на данните за осъществени стопански операции или за установени стопански факти. То е способът, чрез който се доказва извършването на стопанските операции. Поради тази причина задължително изискване при създаване на счетоводната информация е документирането. Освен това се фиксира времето и мястото на извършването на стопанските операции и отговорността на лицата, които са участвали в тях. Документирането всъщност е първия етап в отчитането на стопанските операции и за това се нар. още първично отчитане. За да изпълни успешно предназначението си то се извършва още по място и време на осъществяване на стопанските операции и от определени длъжностни лица нар. отчетни лица.

Счетоводните документи са материалните носители на данните за стопанските операции. Стопанска операция, която не е документирана не може да бъде отразена счетоводно. Документираната обоснованост на счетоводната информация на свой ред пък й придава юредическа обоснованост. Счетоводните документи в миналото са основно хартиени. Днес те са във вид на технически информационни средства. Могат да са оригинални, могат да са създадени и чрез копирна и факс техника, но в този случай върху тях задължително трябва да стоят подписите на лицата които са създали документа.

Счетоводните документи са много разнообразни по формо и съдържание, но според предназначението си могат да се разделят на първични, вторични и счетоводни регистри.

І. Първични са документите, в които за пръв път се регистрира стопанска операция. Именно те се съставят към момента, в който реално се извършва и на мястото, където се извършва (в склада, цеха, магазина). Преобладаващата част от първичните документи, с които работи предприятието се издават от самото него и имат значение само за него. Ето защо се нар. вътрешни. Значима част от първичните документи е създадена от вън, постъпват в предприятието от външни предприятия и лица и се нар. външна.

Част от създадените в предприятието първични счетоводни документи засягат и външни лица и организации. За да имат доказателствена сила, първичните счетоводни документи трябва да притежават определен набор от данни, нар. реквизити, които са регламентирани и от Закона  за счетоводството. Това са наименование и адрес на предприятието, собствено и фамилно име на съставителя на документа, основание, предмет на стопанската операция, стойностно изражение, а при необходимост и в натура, подписи на лицата, отговорни за осъществяването и документирането на стопанската операция. Тези реквизити са задължителни за първичните документи, които имат вътрешно значение за предприятието. Когато първичните документи се адресират и към външни предприятия и лица освен посочените, трябва да съдържат още и следните реквизити – наименование и адрес на предприятията, създатели и получатели на документа, името и фамилията на съставителя и получателя на документа и номер на националния данъчен регистър (единен идентификационен код) и Булстат на издателя  и получателя на документа. От важно значение  е подпис на документа, тъй като те персонифицират отговорността на съставителя на документа за създаването на документа.

При новите технологии документите все по-често се изработват електронно, но това не сменя отговорността на съставителя на документа за верността на данните в него. Ролята на подпис изпълнява идентификационния шифър на лицето. Лицата, които разпореждат извършването на сделки  и стопански операции носят отговорност за тяхната правомерност, целесъобразност, чрез подписване на договори, правилници, наредби, заповеди.

Първичните документи трябва да са четливо, ясно попълнени с химикал, мастило или печатащи устройства. Издава се на български език, в лева, с използване на арабски цифри. При сделки и договори в чуждестранна валута могат да съдържат информация и в чужда валута, могат и да са на чужд език, но задължително се съпровождат с превод на български език и съдържат изискваните реквизити. Не се допускат поправки, добавки, зачертвания. Сгрешеният първичен документ се анулира и се издава нов. Първичните и някои от вторичните документи за стопански операции, които са еднакви по същност за всички дейности са унифицирани за удобство. Напр. фактури, аванс, отчети, разходни и приходни ордери. Това придава организиран характер на счетоводния отчет. Предприятията сами определят набора от първични и вторични документи, които ще използват в дейността. Но освен Закона за счетоводството, когато прилагаме нови технологии трябва да спазваме Закона за електронния документ и електронния подпис.

ІІ. Вторични са документите, които за втори път се регистрират в стопанската операция. Това са вътрешни документи, в които се обобщават данни от първичните документи, създадени за еднородни операции или пък обратно при необходимост се диференцират.

Първичните документи, които са основата за издаване на вторични документи се прилагат към него. Напр. в една разчетна ведомост, понеже се обобщават всички суми, които трябва да се изплатят на персонала, могат да се приложат нарядни листове, заповеди за командировка и др.

Един авансов отчет се придружава от всички документи за извършени разходи от едно командировано лице.

ІІІ.  Счетоводните документи са документи, в които се систематизират хронологично регистрираните в първичните и вторични счетоводни документи и вече счетоводно отразени промени на средствата и на техните източници. Счетоводните регистри също имат задължителни реквизити : наименование и адрес на предприятието, дата на съставяне, име и подпис на лицето, но тъй като се базират на приложените първични документи и точно те имат доказателствена сила се допуска в регистрите да се правят поправки. В регистрите те се правят със счетоводни способи.

Във всяко предприятие се издават, ползват и архивират множество документи. Движението на документите от момента на тяхното създаване или постъпване в предприятието до момента на предаването им в архив, се нар. документооборот. Организацията на документооборота е задължение на главния счетоводител, който за целта трябва да състави план-график на документооборота.

В І част плана се показват документите, с които в предприятието трябва да се регистрират стопанските операции.

Във ІІ част графика се посочват сроковете, в които трябва да се съставят съответните документи; лицата, които трябва да ги съставят; сроковете и лицата, които трябва да предадат документите в счетоводството; сроковете и лицата, които трябва да ти обработят и предаването в архива. Съхраняването може да бъде в архива на предприятието или в специализирани архиви, в хартиен или магнитен носител. Срока се определя от Държавния архивен фонд – Закона за съхранение....

Архивираните документи могат да се ползват само с разрешение на главния счетоводител и само след вписване в “Дневник на факта”, че документа е предаден, на кого, кога и кога е върнат.

 

 

WWW.POCHIVKA.ORG