Писмените комуникации в бизнеса (общуване чрез документация). Основни правила за добро писане.

Същност на писмената форма на комуникацията в бизнеса.

Целенасочена практико-приложна дейност , чрез езикови текстове за установяване подържане и развитие на делови , служебни и производствени отношения м/у институции , фирми , банки.

Предмет на фирмената кореспонденция е да урежда и документира организационно управленските и правно юридически отношения , изразени в документи със строго-определена структура.

Задачи

– да съдейства за установяване и поддържане на конкретни делови и своевременно документирани взаимоотношения м/у структурите на една фирма или м/у фирмата и външния за нея бизнес свят , както и с административно държавните институции .

-да осигурява компетентно и прецизно оформяне на всички документи по изискванията на БДС.

-да осигурява и гарантира обратната информация и срочното изпълнение на уточнени ангажименти

-да съдейства за оптимизиране на дейността по мениджмънт

Изисквания към деловата кореспонденция

1.Правилно , точно и качествено да отразява фактите обект на съответния документ.

2.Достоверно , обективно и изчерпателно да отразява фактите обект на съответния документ.

3.Точно спазване на езиковата книжовната норма : за информативност и еднозначност на използваните лексикални конструкции и правописна точност.

Начинът на водене на деловата кореспонденция в значителна степен отразява стила на правенето на бизнес.

Видове административно делова кореспонденция

1.Организационно-разпоредителни документи - правилник на институцията , указание , решение , протокол , заповед , пълномощно

2.Справочно - информационни документи : доклад /докладна записка/ , отчет за изпълнение за на конкретно поставена задача , протокол , служебна бележка , удостоверение , съпътстващо служебно писмо /приложено изпращаме ви/

ü       Междуфирмена кореспонденция – служебно делово писмо / за нещо ново , договорни отношения  , отговор на писмо , рекламация , договор , писмо на вежливостта.

ü       Лични документи за делови и служебни контакти.

-  молба / заявление , жалба /

-  автобиография

-  декларация

-  пълномощно

Ефективната писмена работа в бизнеса се основава върху установени принципи, развивани в продължение на векове.

1. Да имаме ясна цел

Литературното писане отразява чувствата на пишещия. Писането в бизнеса, от своя страна, е утилитарно, предназначено да послужи за някоя от множество цели. Ето някои поводи да се прибягва до писане във връзка с бизнеса :

ü       За да бъдат обяснени или потвърдени вече предприети действия

ü       За да  бъде предадена информация – както в изследователски доклад или при оповестяване на нова фирмена политика

ü        За да се повлияе на четящия  да предприеме някакво действие

ü        За да се бъдат съобщени добри или лоши вести

ü        За да бъде насочено някакво действие

Дръжте вашата цел на преден план в съзнанието си, когато почвате да пишете и по този начин ще спазите първият принцип  на писането за нуждите на бизнеса. Нахвърляйте целта си в началото на вашата чернова и се придържайте към нея. И щом веднъж вече сте завършили вашата чернова, задайте си въпроса: “Изпълни ли този документ моята поставена цел?”

2. Бъдете съсредоточени върху аудиторията

Да бъдете съсредоточени върху клиента означава да сте наясно с техните предпочитания и отношения, как те възприемат стойността, кое привлича тяхното внимание

3.Изразявайте ясно вашето ключово послание

Тоест онова, което искате читателите ви да запомнят. То би трябвало да е кратко и ясно и да бъде изразено в или около самото начало.

4. Придържайте се към темата

Придържайки се към  темата означава постоянно поддържане на солидна връзка с ключовото послание, избягване на несвързани или слабо свързани с темата послания, които замъглявата основната линия на посланието.

5. Съблюдавайте икономията на думи

Пишещите за целите на бизнеса е нужно да избягват излишните думи. Колкото са по-къси писмените комюникета, толкова по-добре, стига да съдържат съществена информация.

Икономията на думи има две големи предимства: ясно открояване на ключовото послание и пестене ценното време на читателите.

6. Употребявайте прости изречения

Изречението е основна единица на писмения израз. Сложните изречения могат да предизвикат объркване и налагат повече усилия на четящият. Затова трябва да се използват кратки, ясни и точни изречения.

7. Обмисляйте стратегията на изложението

Последният принцип се отнася до авторството, времевата съобразеност и формата. Всяко послание би имало по-голямо въздействие, ако изхожда от подходящия човек, ако идва в подходящото време и ако е поднесено в правилния формат.