Home Икономика Писмена и устна кореспонденция

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 1 час
Писмена и устна кореспонденция ПДФ Печат Е-мейл

Комуникацията е вид обмен на факти, идеи и възгледи между хората също така и процес на създаване, предаване и приемане на различен вид информация.

Терминът „комуникация” се появява в началото на ХХ и буквално формулиран означава „съобщавам, беседвам”. Самата дума комуникация произлиза от латинското латинското „communis”, което преведено буквално означава „обикновен”.

В XXI век под комуникация се разбира съобщение между хората, предавано с помоща на език. Писмо или говорна реч, идеи, мимика, чувства, жестове и картина т.е. образ и визия и т.н.

Комуникацията може да бъде предадена по много начини, било то лице в лице, по телефон или електронен път, чрез техники за пренасяне и съхранение върху хартия и много други.

Организациите достигнат целите си чрез ефективен обмен на информация. Ако

хората не умеят да обменят информация по между си, те не могат да работят съвместно, както и да формулират цели и съвместно да ги постигат. Комуникацията представлява сложен процес, който се състои от взаимосвързани етапи. Всеки етап е необходим, за да може правилно да бъдат възприети от лицето към което са адресирани. Комуникацията е един вид свързващ процес, защото нито една дейност не може да се осъществява без обмен на информация. В основата на успеха на отделния човек или

организация като цяло стоят ефективните комуникации. Обменът на информация е един от най-сложните процеси във всяка организация. Неефективните комуникации са един от основните източници за възникване на проблеми в организациите. Ефективно работещите ръководители са ефективни и в комуникациите – притежават умението устно и писмено да общуват, както и добре да разбират как средата оказва влияние на обмена на информация. Комуникацията е основна функция на всеки бизнес. Независимо дали е писмена или устна, тя е проводникът, чрез който бизнесът говори на своите потребители. Една организация, която осъществява ясна, съдържателна и ефективна комуникация с клиенти, партньори, акционери и обществеността, има добри шансове да изгради отношения на доверие и може да разчита на сътрудничество. Хората, които имат отлични постижения в изграждането и поддържането на взаимоотношения, използват спектър от умения и подкрепящи убеждения, за да го правят. Целта на комуникацията е един човек да промени по някакъв начин друг. Следователно, общуването постига целта си, когато се постига желаната реакция. За да постигнат това, хората трябва да общуват по различни канали. Един от начините е като осъществяват писмени отнощения чрез разменяне на определени писмени документи, т.е. кореспондирайки помежду си.

Етимологически думата „кореспонденция” означава „съотговаряне”, т.е. установяване на писмени връзки и отношения в обществото между институциите, в създаването.

Видовете комуникация немогат да се разделят на два – устна и писмена,а  са много повече. Например в зависимост от това съществува ли обратна връзка, комуникацията бива еднопосочна или двупосочна, също така зависи и каква е националната принадлежност тя се дели на национална и междукултурна, според използваните средства на комуникация тя може да бъде разпределена на вербална и невербална и т.н.

Вербалните комуникации също се делят на писмени и устни. Устните организационни комуникации биват вътрешни и външни. Писмените комуникации от своя страна се делят на междуличностни комуникации и организационни комуникации, а устните комуникации – на междуличностни, организационни и масови комуникации. Освен тези комуникациите могат да бъдат формални и неформални.

Формалните комуникации следват йерархията в организацията. При тях посоките на движение са  вертикална комуникация – осъществява се по линията на властта и биват низходяща комуникация при която информацията се предава от по-висшестоящ ръководител към по-нискостоящи звена. Тази информация трябва да бъде непрекъсната, като се оказва, че е по-ефективна тогава, когато тя е персонална и директна, или казано по-точно срещи и разговори. Възходяща комуникация е тази, която се заражда от низшите  равнища на организацията и протича към по-висшите равнища. Тя включва четири вида информация - относно достигнатите резултати от работниците,

откриването на неразрешени проблеми, с които се сблъскват работниците,

идеи и предложения за усъвършенстване на организацията и как работниците се отнасят към работата, колегите, организацията. Последната информация е много ценна, защото запознава мениджърите с мнението и оценките на хората. Тя също е по-ефективна, когато е персонална и директна.

Проблемите, свързани с вертикалните комуникации, се отнасят до това, че тъй като информацията преминава през различни равнища на йерархия, тя се разрушава, модифицира, задържа, възникват грешки. Колкото повече хора са включени, толкова възможностите за грешки са повече. Проблеми възникват и с различни равнища на статуса. Колкото са по-различни хората по статус, които комуникират, толкова по-трудна е комуникацията.

Хоризонталната комуникация представлява комуникации, които пресичат линията на властта, осъществяват се в отделните звена и отдели на организацията; предимства на този вид комуникация е пестене на време, създава се по-добра координация на работа; тя е по-ефективна, когато е директна.

Неформалните комуникации са тези, който осъществяват членовете на организацията помежду си. Информацията, която бива обменена е непълна, неточна и изкривена. Веригата, по която се разпространява тази информация, може да бъде единична верига – всеки предава информацията на един човек,

Клюка, когато един човек разпространява информация сред всички, вероятностна мрежа, когато информацията се разпространява по случаен начин и  клъстер – информацията се споделя с избран кръг други лица;

Причините за проблемите при този вид информация могат да се дължат както на каналите и мрежите , така и поради обстоятелства и лични причини.

Въпреки че е разновидна и не се дели на два типа, най-основно комуникацията е писмена и устна.

В основата на писменото комуникиране лежи документирането, т.е.

писмено фиксиране на определени факти и явления и движението на самите документи. Писмената комуникация в организацията може да приема различни форми – официални и делови писма с външни партньори; доклади; докладни записки; договори; правилници; технологични описания на процесите. По този начин се комуникира с външни лица и организации и с лица и групи от организацията, на които са поставени определени задачи и им предстои отчет или имат свои идеи, предложения, искания. Предимства на писмената комуникация са, че дава ясна, точна, документирана информация, стандартната форма на документите ускорява и улеснява общуването, обработката и класифицирането им, използват се стандартни езикови клишета, има възможност да се използват различни технически средства като например размножаване. Но за съжаление тя има и недостатъци. Някой от тях са че е еднопосочна и не дава възможност да се разбере дали информацията е била разбрана. Тя е по официална и бавна, и понякога не дава възможност да се разбере кои е получил писмото, освен това е свързана с известен разход и най-вече показва писмената култура на хората.

Устните комуникации са същността на бизнес комуникациите. Във всяка

организация устните комуникации се подчиняват на правилата на устната

комуникация; характера на самата организация т.е. каналите на

комуникиране, на стила на комуникиране и социално-психологическия

климат в организацията. Предимства на устната комуникация са, че дава

възможност за емоционално въздействие, възможност за размяна на

информация, убеждение и аргументиране, тя е по-естествена, по-малко

бюрократична и може да се допълва и с невербални изразни средства,

песто време, може да се въздейства над нея чрез интонацията на гласа и

начина на говорене. Но както писмената, така и устната комуникация си има

своите недостатъция като това, че не винаги е точна, не е

документирана, дава възможност за изява на някои качества на човека,

които могат да затруднят устната комуникация и т.н.

Естествено хората са твърде ненадежни информационни носители. Те преиначават информацията, почти винаги несъзнателно, чрез собствените си емоции. Така се образуват и различните мнения. Когато човек разказва история на свои приятели той често добавя измислени събития. Те могат да бъдат фрази, които той е искал да каже или интерпретация на тези, които са били казани в действителност. Така лесно могат да бъдат различени типични човешки характери, които са свързани пряко с преноса на информация - холерици, сангвиници, меланхолици и флегматици.

  

 

WWW.POCHIVKA.ORG