ТЕХНИЧЕСКИ УНИВЕРСИТЕТ

ГАБРОВО

КУРСОВА РАБОТА

по

Стратегическо управление на публичната сфера

на тема:

Публична сфера, публична дейност, публична администрация – същност и изисквания. Управление на публичната сфера в териториалните единици. Стратегическо управление. Цели на публичната сфера в териториалната единица.

 I. Публична сфера, публична дейност, публична администрация – същност, изисквания

В края на двадесети и началото на двадесет и първи век, светът е поставен в бързо променящи се условия. Тази ситуация се описва с термини като ХАОС, обща обърканост и непредсказуемост и пред всяка териториална единица се изправя проблема за преодоляване на объркването, усложненията в  ръководството и неясното бъдеще.

Точно в тази динамика, бързи промени и непредсказуемост, трябва да се осигури ред и порядък. Защото именно редът осигурява ориентираност, яснота и еднозначност. Това регулира връзките навън и навътре. Редът прави комплектността обзоримост, т.е. той позволява рационално действие.

Управлението на фирмата и териториалната единица в тази динамична ситуация всъщност става идентично със задачата за създаване и поддържане на реда днес и утре.

Редът винаги е свързан с: формализиране, стандартизира-не и периодичност.

Прототип на добре подредена организация е бюрокрацията със своята йерархия, рационалност, формализиране, регулираща система, основаваща се на заповеди и послушание.

Щом хаосът е реалност - налага се той да бъде овладян. Хората не са автомати и публичната  сфера (държавата, обществото) не може да върви по течението, нито може да се задейства с мотивационнни технологии, за да функционира по определен начин. Изходът е: стратегическо управление на публичната  сфера.

1. 1.       Публична сфера:

 Сфера, в която всяка дейност става пред погледа на всички, с участието, подкрепата или критиката, под контрола на всички.

Това е още сфера, характеризираща се с публичност в процеса на управление и с отношенията управляващи – управлявани; с протичането на правото управленско въздействие и обратна връзка за резултат, подкрепа или противопоставяне.

Още със създаване на обществото възникват институции, които поемат управляващите функции и електорат, който е управляван, участва в реализацията на волята и изискванията на управляващите.

2.Публична администрация:

Една от институциите с управляващи функции. Създадена е по волята на обществото, за да го обслужва и със своята дейност да осигурява ефективно функциониране.

Публичната администрация за разлика от бизнеса е комплекс от процеси, организации и лица, действащи в официални дейности, длъжности и роли, свързани с изпълнението на законите и други нормативни актове в сферата на административната разпреде-лителна дейност.

Публичната администрация е организация на определени видове дейност, на държавна организация и други публични организации. Тя е структура или съвкупност от органи, които се занимават с административни дейности.

Публичната администрация е съвкупност от отделни функции (административно обслужване на населението, опазване на обществения ред, борба с престъпността, паспортен режим, планиране и финансиране на обществената дейност, образование, здравеопазване). Следователно публичната администрация е дейност по постигане на публични цели, на резултати от обществени интереси.

Публичната администрация се проявява в дейността на трите власти: законодателна, изпълнителна, съдебна.

Администрацията е пряко свързана със стратегическото управление на публичната сфера.

Администрация (широк смисъл) – означава управление, организиране съвместната дейност на хората за решаване на определени задачи, свързани с тяхното съществуване и развитие.

Администрацията предполага сътрудничеството да е на осовата на практическата дейност, подчинена на определен план, обезпечена с материални ресурси и с подходящи кадри за изпълнение. Поле за такава практическа дейност е цялото обществено управление.

Администрацията не съществува сама за себе си, а служи на държавата и обществото.

Като социална институция тя е формирана по социални ценности и  идеи. Самата администрация е демократизирана според демократичните принципи заложени в Конституцията: равенство, законност, свобода, участие на гражданите, контрол. Друг важен фактор е представителността.

От публичната администрация се изисква гъвкавост и оперативност в организационните структури, във функциите, в състава, в моделите и методите.

Тенденциите в развитието на публичната администрация са: повишаване качеството на дейността на администрацията и засилване взаимодействието между държавния и частния сектор.

Първата тенденция - повишаване качеството на дейността на администрацията  - се постига чрез:

¨       подобряване управлението на човешките ресурси;

¨       набиране кадри за администрация на основата на професионалната квалификация и заплащането;

¨       ефективна икономическа структура на държавна организация;

¨       подобряване връзките за ръководство, контрол, сътрудничество и координация между отделните звена;

¨       въвличане на служителите във вземане на решения;

¨       гъвкав административен контрол за постигане на резултати от административни дейности;

¨       подобряване на обратната връзка с гражданите;

¨       усъвършенстване на съдебния контрол.ролята на ВАС.

Втората тенденция - засилване взаимодействието между държавния и частния сектор  - се постига чрез:

¨       прилагане на методи на частния мениджмънт в публичната администрация;

¨       приватизация на някои дейности и услуги в  администра-цията;

¨       въвеждане на зависима, ефективна, конкурентна, отворена система на държавни поръчки за извършване на админи-стративни услуги за населението от други;

¨       прекратяване на монопола за определяне снабдители или извършители.

Основната цел на административната реформа е подобряване дейността на администрацията и реализиране целите на държавната политика при най – ниски разходи и при спазване на демократичен контрол.

Административната реформа не е еднократно мероприя-тие, не е само преустройство на структурата и съкращаване на звена и  длъжности.

Налага се преосмисляне на институционални и функционални характеристики като:

¨       централизирана администрация – правителството да се концентрира върху ефективна държавна политика;

¨       децентрализация на държавната дейност – областите  и общините да работят за ефективното използване на ресурси;

¨       държавата да бъде изградена като мрежа, а не като пирамида със строга йерархия.

Развивани възможности на администрацията:

¨       гъвкави организационни модели;

¨       периодична преоценка;

¨       доверие към администрацията и внимание на гражданите.

Същността на администрацията се свързва с административни дейности като: държавна дейност, юридическа, подзаконова, изпълнителна.

Тя е държавно – властническа дейност и има разпоредителен, творчески и динамичен и т.н.

3.Публичен сектор:

Винаги се свързва с публичните услуги. Механизмът на тяхното търсене и предлагане е различен от пазарния. Други са и институциите в публичния сектор – наподобяват организациите с идеална цел, които не преследват печалба в дейността си. Различно е и поведението на работещите в публичния сектор. Друг е и подхода в публичния сектор.

¨       В частния сектор потребителския избор диктува търсена на благата, фирмите се конкурират по линии на цени и реклама.

¨       В публичния сектор търсенето се определя от публичния избор на организациите, който се свежда до избора на средния избирател. Предлагането става чрез специализирани държавни учреждения, които получават бюджетни ресурси за тази цел. Следователно публичния сектор се характеризира с непазарен модел на организацията.

За публичния сектор са характерни:

¨       Публични учреждения – осигуряват услуги, които се определят от вота на средния избирател, а не от търсенето и предлагането. Те се предлагат безплатно или по цена (такса), която често е под разходите за тяхното производство. Дейността на публичните учреждения е политически, а не пазарен процес.

¨       Бюджетни учреждения – имат строго дефиниран предмет на дейност, задачи за изпълнение, защото те са специализирани институции и не могат да  сменят предмета на дейност.

¨       Бюджетни организации – изпълняват многоцелева дейност, която се подчинява на термина обществени интереси. Достъпът до всички части на публичните блага (отбрана, бърза медицинска помощ, средно образование) е равен за всички членове на обществото.

Публичните учреждения са поставени в защитена среда за своите дейности и са изолирани от силата на конкуренцията.

Политически, социални и икономически фактори детермини-рат решенията на публичните учреждения.

Учрежденията се подложени на всеобхватна отчетност и контрол от обществото (от страна на законите, политиците, потребителите). Затова те се придържат към формален стил на поведение.

Организационната структура на публичните учреждения има много звена, йерархически свързани.

Бюджетните учреждения се управляват от 2 групи мениджъри:

¨       професионални администратори (бюрократи)

¨       специалисти – професионалисти в дадена област

Докато първите преминават през различни етапи на бюрократичната машина, придобиват знания и умения; на вторите често не им достига мениджърска кариера.

Налагат се промени в публичната администрация:

1)       Използване на стратегическо управление като подход за поставяне на целите.

2)       Отделяне политиката от администрирането, създаване на изпълнителни единици с делегирани пълномощия за предлагане на услуги.

3)       Намаляване йерархичните равнища.

4)       Резултатите от административната дейност се измерват с критериите: икономичност, ефективност, ефикасност.

5)       Промяна в културата на публичните институции – рационално, перфектно отношение към клиентите, собствен стил.

6)       Използване мениджмънта на човешките ресурси, за да се изостави колективния подход и колективната безотговорност.

Сега центърът на тежестта трябва да се премести от страната на предлагането към страната на търсенето на публичните услуги.

II. Управление на публичната сфера в терито-риалните единици. Организация  и управление.

1.Организация – термин, означаващ действие или ефект, резултат.

Да се организира действието означава да се установи или преобразува нещо като се спазват правила за реда, хармонията и зависимостта на частите, които го съставят.

Организация на териториална единица – означава да се съгласуват различни средства (човешки, материални, финансови), които са в наличност и да се доставят онези, който липсват или не достигат.

2.Управление – означава ръководене, властване.

Управление на територия означава да се ръководи, да се направлява, да и се посочва пътя, да се осигури изпълнението на определен брой действия от различен характер като:

¨       какви цели ще се поставят;

¨       каква стратегия ще използват;

¨       как да се мотивират участниците от територията за доброволно участие;

Да се управлява една организация се изискват организирани действия, т.е управленското действие включва в себе си организационно въздействие. Така организацията е средството (инструмента) на управлението, за да се хармонизират, координират различни ресурси, да ги използва така, че да изпълни определените цели с най – голяма ефективност.

Както управлението, така и организацията могат да бъдат опростени или усложнени според степента на сложност, с която управляваме. Основните функции и задачи, от които се състои управленската дейност са едни и същи.

Функцията организиране на дейностите се състои в следното:

1)       Описание на изпълнявания труд, задачи, задължения.

2)       Групиране на различни работни места в участъци, секции, отдели.

3)       Определяне на отговорностите и делегиране на властта

4)       Установяване връзки на сътрудничество и на зависимост между индивидите и структурните организационни звена.

Резултат от дейностите по организирането е създаването на единен организъм или организация.

Управлението най – общо се състои в ръководенето на колектив (териториален или производствен).

3. Ръководство и мениджмънт

Ръководство на територия или производство в широк смисъл означава направлявам, насочвам, командвам.

В тесен смисъл означава ръководене на персонала или населението.

Ръководство в широк смисъл = управление

Ръководство в тесен смисъл = командване на подчинените

Мениджмънт (англо - саксонски термин) с поливалентен характер, защото се отнася до ръководството, управлението и организацията.

Управлението се създава с администрирането на държавата, а мениджмънта  - с бизнес организациите.

Висшето ръководство се изпълнява от висш ръководител (администратор), а останалите функции от мениджър (управител).

Парламентът приема законите, маркира общи линии на управление

Правителството – ролята му е на мениджър, но няма рязка граница.

Там, където група индивиди се обединяват и развиват съгласу-вана дейност с оглед постигане на обща цел има организация.

Има разлика между институция и организация.

Социалната институция  се основава на обективната идея, преобразувана в обществено творение, т.е идеята е одобрявана от социалната сфера, има благосклонност на хората за нейното съществуване.

Една организация става и институция, когато изпълнява някои функции, определени от известни цели, признати и оценени от обществото.

Докато една институция е естествен продукт от обществени въздействия и нужди, то една организация е само технически инструмент за мобилизиране на човешката енергия. Организацията мобилизира средствата, с които разполага институцията.

Управлението включва следните дейности :

1)       Да се предвижда и програмира.

2)       Да се организира.

3)       Осигурява изпълнението.

4)       Да е координира.

5)       Контрол.

Всяка организация трябва да е работоспособна, адаптивна, да е развива динамично спрямо измененията на околната среда, да е стабилна, да запазва равновесие като неутрализира “ефекти”.

Всяка организация е съставена от различни индивиди, а обединяването на усилията им определя явлението синергия, при което силата на съвкупността е по-ефикасна от сумата на индивидуалните усилия. Цялото е винаги по-голямо от частите, а ефекта на синергията на стъпва в организациите в резултат на синхрона между човешките елементи и материалните средства, които ги съставляват.

За да могат няколко индивида да представляват организация, трябва да имат обща цел, съответстваща на общ интерес.

Извод: Организацията е съвкупност от човешки елементи, инструментални средства, координирани по подходящ начин и по ясна схема на взаимни връзки и зависимости с оглед постигане на определени цели с общ интерес.

Всяко предприятие или териториална единица могат да бъдат не само организация, но и система.

Система – съвкупност от елементи, свързани помежду си с динамично взаимодействие, които функционират като едно цяло, за да се постигне една цел.

Отворена система – поведението не е строго детерминирано от вътрешни характеристики

Затворена система – поведението и се ръководи от закони с абсолютно значение.

Всяка фирма и териториална единица е отворена система и се състои от подсистеми.

III. Стратегическо управление и неговите специфични изменения в условията на териториалната единица. Специфични характеристики на стратегичес-кото управление.

Фирмите и териториалните единици са отворени системи. Всяка система има подсистеми. Важно значение има подсис-темата на управление – тя изпълнява различни функции или задачи, които се класифицират в 2 големи категории:

1)       Управление на текущи задачи (управление на операциите), което е ориентирано към постигане на висока ефективност от тях.

2)       Подготовка бъдещето на организацията (стратегическо управление). то е новаторско, защото чрез него организацията се стреми да се адаптира към настъпващите промени и ако е възможно да ги изпревари. Това налага значителни усилия от страна на управляващите.

Стратегическото управление обхваща и новостите в правната регламентация на дейностите и субектите, насоките на функциониране или промяна я социалните и културни ценности в обществото.

Следователно стратегическото управление се ангажира с това да осигури доколкото е възможно оцеляването и преуспяването на организацията в среда на нарастваща турбулентност.

Стратегическото управление е необходимо, за да се подготви получаването на печалби и в бъдеще. Част от печалбите се насочват в инвестиране на проучванията, пазарите и практическата дейност.

Докато операциите носят парите на организацията, то стратегическите действия поглъщат пари.

Стратегическото управление е сложен, продължителен и ресурсопоглъщащ  процес, който формира ефективно управление по отношение на пазара, конкуренцията, по отношение на настоящето и бъдещето на организацията.

Необходимо ли е стратегическо управление?

Динамиката и турбулентността на настоящето и бъдещето се характеризират със:

¨       ускорен ритъм на промените

¨       нарастваща сложност

¨       прогресираща неопределеност

Всичко това поражда необходимостта от стратегическо управление.

Етапи на развитие на стратегическото управление:

1)       След ВСВ – Светът е в стабилност и в добро икономическо развитие. Резултатът от успеха на фирмите е зависел от едно адекватно и ефикасно управление на операции-те. Главните грижи на управляващите са за един краткотраен времеви хоризонт и максимална ефективност на операциите, използване на базисно финансово планиране, чрез изработване на годишни бюджети на основата на съпоставка с миналата година и анализ на извършването.

2)       Началото на 60-те години – Организациите все повече усещат нуждата от осигуряване на добавения си растеж и необходимост да реализират инвестиции за бъдещето за по – дълъг период. Годишните бюджети и базисното финансово планиране вече са непригодни. В предприемаческите среди се налага термина дългосрочно планиране. Управлението в този етап става чрез експлоатация на тенденциите. В този етап настъпва съвпадение между убедеността в ролята на планирането и ентусиазма на държавната администрация и политическите лидери. Школата на Харвардския университет предлага система на програмиране, планиране, бюджетиране.

3)       70-те години – Промените в средата стават многобройни и чести, внезапни и случайни. Има симптоми на несъгласуваност. Дисхармонията между средата и организацията започва де се означава с термина стратегически проблем. Неговото решаване е чрез стратегическо планиране, което се състои в следното:

Изследване на:

¨       възможностите и опасностите, които крие средата;

¨       качествата и страните на организацията;

¨       избор на конкретния начин на връзка на организацията със средата – най – подходяща стратегия;

В една непрекъснато изменяща се среда се оказва опасно да се планира с типични методи на планиране. Новото спрямо предишните техники се състои в това, че стратегическото планиране изследва методично всички възможни изменения в главните променливи, както на средата, така и на възможностите за изпълнение на стратегии за решаване на стратегическия проблем.

След като е направен избор на подходяща стратегия, проблема се смята за решен.

Точно тук е неуспеха  и стратегическото планиране се проваля поради 2 причини:

¨       безгрижието за изпълнение на стратегията

¨       не се взимат предвид променливите от психосоциален, културен, политически тип както на организацията, така и на средата.

4)1   80-те години – Реакция срещу ограниченията на стратегическото планиране, която поражда новото схващане, с което се цели да се преодолеят по-горните слабости.

За да се изпълни вече избраната стратегия организацията трябва да разполага с добър персонал, подходящо мотивиране, с достатъчно гъвкави операционни и информационни системи.

Стратегическото управление се състои в управленския подход да постига хармонизиране или равновесие, както между различните части и подсистеми на организацията, така и между нея и средата.

Всяка организация може да постигне своите цели ако:

¨       стратегията и е адекватна и съвместима с предоставените условия от средата

¨       ако вътрешните елементи и подсистеми са съвместими помежду си и с функциите на задачите, които изпълняват.

IV.Цели на публичната сфера в териториалната единица

Териториалните единици са едновременно системи и организации и в качеството на такива те имат общи цели.

Общите цели на една организация са:

1.Оцеляване – то е като инстинкт за самосъхранение.

 Оцеляването е цел, присъща на всички организации, защото те се стремят да продължат съществуването си колкото се може по-дълго.

Целта оцеляване е свързана с необходимостта от сигурност, тя се свързва с:

¨       натрупване на свръхресурси;

¨       разнообразяване на дейностите;

¨       внимание към проблема риск.

2.Ефикасност – кратка, вътрешно присъща цел.

Да бъде една организация ефикасна означава да разполага с минимални ресурси, но да се стреми към максимални цели. Ефикасността се свързва с намаляване броя на заетите, но така се увеличава броя на безработните.

3.Контрол – изпълнение на набелязаното с управление за противопоставяне на много и неотложни проблеми.

Означава да се контролират въздействащите сили, организацията да поеме инициативата и да започне доминиране над проблемите.

4.Растеж – всички организации изпитват силен стремеж към растеж – мотивиране както с персонални изгоди, така и с просперитет.

Растежът произтича от трите предишни цели, но и обратно – оказва силно въздействие върху тях.

Специфични цели на организацията – те не заместват крайни цели, а са само междинни стъпки за по – доброто им постигане.

Може специфични цели да са предварително условие за постигане на общи цели. Стига се до веригата “средства – цел”.

Организациите има множество цели, между които има йерархия, защото:

¨       определени цели има приоритет пред други;

¨       целите не са фиксирани и неподвижни;

¨       стига се до противоречиви цели.

Следователно съвкупността от цели на организацията представлява истинска система, тъй като целите не се преследват изолирано, а едновременно и комбинирано.

При ранжиране (степенуване, подреждане) на целите се отчита и веригата “средства – цел”, защото с нея се формира и йерархичната верига като пирамида или каскада от цели, на чийто връх стои мисията на организацията.

Мисията е крайната цел – тя е понятие от морален и фило-софски характер. Тя изяснява основната функция на организацията.

Мисия = политика.

Важно е да се отчита взаимната зависимост на целите. Отчита се въздействието между независими по отношение на целите субекти.

Има 2 типа независими цели:

¨       тъждествени (идентични)

¨       безразлични (индиферентни)

При взаимната зависимост на целите се проявява или сътрудничество или съперничество.

Важен е механизма за формиране на целите. Той минава през следните етапи:

1)    Технология на установяване целта на оцеляване и сигурност, технология и ефикасност, на растеж

2)    Установяване на връзките на тази система

3)    Разработване на стратегия за ранжиране, съпоставка и зависимост.

V. Среда на териториална единица и нейната публична сфера. Родова, околна и специфична среда – вътрешни и външни фактори.

Определянето на стратегията трябва да започне с анализ на обстоятелствата, които имат ключово значение за успеха на мисията.

Обстоятелствата са 2 категории:

¨       тези, които са пряка последица от автономността, самостоятелността на организационната единица, за да може тя да се адаптира в средата;

¨       тези, които не са резултат от вземането и изпълнението на управленски решения на йерархичната организация.

За всяка организация е важно:

1)    Да бъдат идентифицирани всички външни фактори.

2)    Да бъде проектирана оптимална техника – производстве-на и организационна структура.

3)    Да бъдат осигурени най – подходящите в така определе-ната вътрешна и външна среда веществено – енергийни, човешки, парично – стойностни и информационни ресурси.

Всяка организация се явява жив организъм, отворена система и като такава е отворена за средата си. В такава система живота се поддържа с контрол на входа – какви продукти, услуги влизат и как се връщат през също така отворените изходи. Чрез контролиране на процесите на вход и  изход може да функционира всяка организация.

Среда: Съвкупност от всички системи, които оказват и могат да окажат въздействие върху формирането на поведение на една организация.

Такива могат да бъдат:

¨       правни системи (АП, финансово – кредитно законодателство);

¨       икономически системи (пазар, ценообразуващ механизъм);

¨       социално – политическа среда (политическа система на управление, социална структура);

¨       природна среда;

¨       система от фундаментални, приложни науки.

Външни фактори: Чужди елементи на организацията, макар че е трудно да се поставят еднозначно твърди граници между организацията и нейната среда.

Външното въздействие се свързва със следните параметри:

1)    Щедрост – по отношение на ключовите ресурси, необходими на организацията;

2)    Комплексност – на средата като съотношение на положителните и отрицателните страни на организацията;

3)    Концентрираност -   като степен на съсредоточеност на оказваните от външната среда въздействия;

4)    Консенсус – като степен на признаване или оспорване на нуждите и исканията на организацията;

5)    Неопределеност – предизвикана от стандартните фактори, както и при случайните, при които не може да се предвиди влиянието на средата;

6)    Турбулентност – като размер на смущаващите влияния, в следствие на взаимодействието между различни външни фактори на средата.

За една отворена система влиянието на външните фактори може да бъде определено чрез следните последователно извършени оценки:

1)    Определяне природата на външната среда според оценките за статичност или изменчивост ( да се получи представа за степента на нестабилност на процесите в средата).

2)    Оценка на външното въздействие с цел определяне на ключовите фактори от цялата съвкупност от фактори.

3)    Идентифициране чрез структурен анализ на водещите сред преките участници.

4)    Цялостната оценка трябва да е в посока на заемане и задържане на ключова позиция за преодоляване на слабостите.

Структурната адаптация след отчитане на влиянието на външната среда може да се разглежда като:

¨       външна адаптация;

¨       вътрешна адаптация;

¨       адаптация на естествения подбор (стратегическа адаптация, при която организацията се приспособява към изискванията на средата като допуска вътрешни промени);

¨       активна адаптация (организацията не осъществява структурна модификация към средата, а реагира чрез изменяне на собствената си външна среда).

Генерична (родова) среда – В средата има сили и обстоятел-ства, които въздействат пряко или косвено върху стратегиите и дори върху получените резултати.

Във външната среда може да се разграничи обща или генерична среда, среда на задачите и индустриална среда. Родовата среда отразява най – общите характеристики на външното влияние, а индустриалната – специфичните и често частични външни влияния.

Основни сили в родовата среда:

¨                   политико – правни сили – отразяват ролята на власт-ническия ресурс на обществото - това е нормативна уредба на взаимоотношенията между субектите;

¨                   технологични сили – изразяват природните особености и физически ресурси на дадена страна и достигнатото технологично равнище на комуникационната мрежа;

¨                   икономически сили – свързани с движението и възпроизводството на икономически ресурси;

¨                   общо културни сили - представят рамката на обще-ствените отношения и организационното поведение.

Могат да се различат 4 основни състояния на външната среда:

¨       стабилно – случайна;

¨       спокойно – интегрирана;

¨       нестабилно – реактивна;

¨       турбулентна.

При оценка на външната среда – очаквания трябва да се търсят в 3 неща:

¨       преки икономически рискове и щети, повишени из-дръжки, плащания, обезщетения и компенсации, загуби, нужди от подобрения;

¨       засилено въздействие върху цялостната социална среда чрез: повишаване интензивността в трафика на движение, засилване на престъпността, увеличаване на населението, повишаване на нуждата за неговото обслужване, развитие на мрежата за пречистване и опазване на природата от токсични замърсявания и други;

¨       по – големи неудобства и влошен комфорт на индивидите, предизвикани от: повишени лични и семейни разходи с отложени във времето удобства (забавления, отдих, дори лечение), неприятност в частния живот и семейството и други.