Системата на дистрибуция не би била ефективна без да се синхронизира всяка една от дейностите й. За бъде постигната ефективност в процесите на производството и  потреблението и техните системи: снабдяване, управление на производството и физическа дистрибуция е необходима  логистиката. Тя включва цялостния материален поток от доставката на суровините до довеждане на готовата продукция до крайния потребител, както и свързаните с него информационни потоци.

Първият процес е избор на доставчици и завършва с доставянето на количествата до фирмата получател.

Оперативното управление на производството обхваща втория процес.

Третият процес е свързан с планирането и реализирането на произведената продукция. Този процес е комплекс от дейности свързани с физическата дистрибуция. Това са: обработка на поръчките; складиране; управление на запасите; транспортиране; опаковане и информационно осигуряване.

Ефективността на физическата дистрибуция има голямо отражение върху потребителското удовлетворение и върху разходите на фирмата.

Обработка на поръчките

Цикълът на изпълнение на поръчките започва с приемането на поръчката. Следва проверка, установяване на наличност, потвърждаване, подготовка за експедиция, доставка на клиента. След това е необходимо да се попълнят запасите и да се извършат няколко счетоводни процедури – фактури, осчетоводяване и плащане.

Складиране

Важна част е съхранението и складирането, защото производствените и потребителските цели рядко съвпадат. Складовете изпълняват основна роля при физическата дистрибуция. Чрез тях се изпълняват различни функции, като индентифициране, сортиране, доставка, съхранение, формиране и разпределяне. Складовете биват частни и публични, като тяхната оптимална готовност се подържа от ръководството, което трябва да следи за количествата и оптимизацията на тяхното осигуряване.

Управление на запасите

Те са функция, която има за цел да удовлетвори всички потребности на клиентите. Голяма част от активите на фирмите се формират от запасите (до 40%).

Управлението на запасите се разделя на две основни групи: първата група осъществява предлагане, базирано на прогнози, а втората предлагане, базирано на поръчки. Настояща тенденция е фирмите да се ориентират все повече към предлагане базирано на конкретни поръчки, защото значително се намаляват разходите за запази и в същото време намаляват рисковете, свързани с тях.

Транспортен модел на обслужване

Третият етап е свързан с транспортните операции. Избор на транспортен модел.

Транспортът създава удобства от време и място на продуктите на фирмата, като ги предвижва от мястото на производство до мястото на тяхното крайно потребление

Всяка фирма използва различни видове транспорт в зависимост от естеството на продукта, териториалното разпределение на целевите пазари, системата на организация и управление на пласмента, използваните канали за дистрибуция, финансовите възможности и други. Основните проблеми за решаване са свързани с оптимизиране на избора на вида на транспортното средство в зависимост от конкретните изисквания, връзки и зависимости с другите елементи на физическата дистрибуция.

Транспортът създава удобства от време и място на продуктите на фирмата, като ги предвижва от мястото на производство до мястото на тяхното крайно потребление. Изборът на транспорт влияе на ценообразуването на продукта, на навременната доставка и на състоянието на продуктите при пристигането, като всичко това засяга удовлетворението на клиента и формира неговото бъдещо поведение.

При превоза продукти фирмата може да избере пет начина на транспортиране в границите на достъпните традиционни варианти:

• Железопътен транспорт

Използва се преди всичко за превоз на големи количества на големи разстояния. По правило то е екологично чисто транспортно средство с блогоприятни разходи. Много важна предпоставка за рентабилността на този вид транспорт е наличието на ж.п. връзка при производителя (доставчика) и при клиента.

• Автомобилен транспорт

Той е бърз, гъвкав и надежден при добри разходи. Позволява доставка “от врата до врата”. Около 60% от разходите са постоянни, поради което от съществено значение е организацията на товаренето и разтоварването.

• Воден транспорт

Бавно, но изключително предпочитано транспортно средство за много големи разстояния и големи количества. Рядко позволява доставка “от врата до врата”. Голямо неудобство за сметка на ниските цени е това, че сроковете на доставка силно се колебаят и затова не могат точно да се планират.

• Въздушен транспорт

Бързо и скъпо транспортно средство. Може добре да се планира; подходящо за средни и далечни разстояния при ограничено време и при бързо развалящи се продукти.

• Тръбопроводен транспорт

Специално транспортно средство за газове и течности. Изисква големи предварителни инвестиции и стриктен контрол на разпределителните пунктове.

Превозвачите все по често комбинират два или повече начина на транспорт благодарение на палетизирането и контейнизирането на товарите. Възможно е комбинирането на железопътен с автомобилен транспорт; на воден с железопътен,; на въздушен с автомобилен транспорт и т.н.. Всеки комбиниран транспорт предлага определени предимства за превозвача.

При избора на транспорт фир

автомобилен, въздушен, тръбопроводен и воден транспорт.

Изборът на транспортен модел се определя под влиянието на следните фактори:

• Място, транспортна отдалеченост, подходящи транспортни връзки, възможности за комбиниране на различните видове транспорт
• Време и бързина на доставката – става дума за оптимален маршрут, трудности, атмосферни влияния, транспортни разстояния.
• Транзитно време
• Надеждност на вида на транспорта
• Достъпност – степен на изградена инфраструктура
• Разходи за превоз и отклонения от тях, свързани с удължаване времето за превоз, затрудненията при товарене и разтоварване, повредите при превоза и т.н.
• Конкуренция, упражняваща силен натиск при избора на един или друг вид транспорт, особено от гледна точка на времето и разходите за превоз
• Координираност между различни транспортни услуги

Важно е отчитането на зависимостите между дистрибуционните разходи и общите разходи, формирани от разходи за: съхранение на записите; изпълнение на поръчките; транспорт; складове; обработка и издръжка.

При избора на транспорт могат да се използват частни и държавни превозвачи. Те могат да бъдат част от някои от дистрибуционните организации или да функционират като самостоятелни звена. Тенденцията е към разпространение на международните транс национални превозвачески организации.

Опаковане

Опаковането е подпомагаща дейност, която допринася за ефективността на дейностите по транспортиране, складиране и обработка на поръчките. От съществено значение са здравината на опаковките, техният дизайн и маркирането на опакованите продукти с тъй наречените щрихкодове, чрез които се контролират произхода на продуктите, складовите наличности, пазарът за който са предназначени продуктите и продажбите.

Информационно осигуряване

Поддържането на информация, т.е. информационното осигуряване подпомага всички други логистични дейности, като придоставя информация за тяхното планиране и управление.

Всички гореописани елементи на физическата дистрибуция са свързани помежду си и само интегрираното им управление довежда до подобряване организацията на дистрибуционната дейност и като цяло до повишаване ефективността на логистичната система.

Физическата дистрибуция определя равнището на обслужване на клиентите.