Home Икономика Езикът на кореспонденцията

SMS Login

За да използвате ПЪЛНОТО съдържание на сайта изпратете SMS с текст STG на номер 1092 (обща стойност 2.40лв.)


SMS e валиден 1 час
Езикът на кореспонденцията ПДФ Печат Е-мейл

Всеки уважаващ себе си гражданин на Рбългария трябва да знае да говори и пише на чист книжовен българск език при официална кореспонденция и отношения с институции и компании.

Динамиката на обмена на думи в протичащите процеси в обществото налага навлизането на чуждици-гръцки, турски, руски и напоследък най-вече от английски заемки.

Езикът е най-прекият израз на културата, той е това, което ни прави хора и дава на всеки един от нас чувство за идентичност и общностна принадлежност.

Времето е пари и това би трябвало да го знае всеки мениджър.Затова от особено значение е какъв ще е езикът на кореспонденцията му.

Комуникациите в една фирма са в две направления:

-вътрешнофирмена комуникация и

-външнофирмена комуникация-чрез общуване между фирмата, потребителите и доставчиците и.

Комуникациите биват: формализирани-почиват на правила и предписания  и неформализирани-те са по правила, които не са установени в определен лед-напр.реклама от уста на уста, допълнения-класическият продукт се допълва с услугата, която се консумира /потребява/в момента на създаването и. Тя зависи от материалната база и от хората , които я предоставят.

По-важните функции на комуникацията са:

-да създава образ на престижност, новаторство на фирмата и нейните продукти

-да запазва популярността на съществуващите стоки и услуги

-да обяснява къде и как може да се получи стоката  или услугата

-да информира потребителите за разпродажби, промоции и други подобни прояви

-да сключва и завършва сделки

-да осигури следпродажбено обслужване на потребителите

-да мотивира участниците по веригата за позитивна работа

Всеки акт на комуникация предполага наличие на съобщение,предавано от един източник/комуникатор,подател, адресат/ за даден получател /адресант, реципиент/ чрез някакъв предавателен канал.Процесът на комуникация е преднамерен и целенасочен.

Административната позиция която заема човекът, който води кореспонденцията се нарича -офис координатор или още административен асистент. Той следи за изпълнение на поръчките на клиентите, изготвя справки и отчети необходими на ръководството.Координира и подготвя участието на фирмата в изложения, презентации и други публични изяви. Съставя и оформя административни документи-служебни бележки, молби, договори, заповеди,поема и разпределя телефонни обаждания,организира срещи, командировки, прави резервации на хотели, самолетни билети , работи с първични счетоводни документи.

Това е служителят,който има най -широк оперативен поглед върху работата на фирмата /компанията/, а нерядко е непробиваемата преграда към мениджмънта, от която зависи какво и кога да филтрира,за да се стигне до тези, които могат да вземат решения.

В стандартния случай той трябва да има следните конкретни умения и компетенции:

-Работата с компютри е неизбежна.Почти задължително е познаването на MS Office и особено MS Word, през които минава цялата бизнес кореспонденция, както и Internet :email  приложенията.Дори ако може да се справя с възникнали проблеми в информационните системи е плюс за фирмата.

-Да води бизнес кореспонденцията, като за целта трябва да има развити умения за съставяне на документи с ясно съдържание и оптимално оформление при спазване на изискванията на бизнес етикета.

-Поддържане на информационни масиви-т.е. База данни с информация за клиенти, конкуренти, служители, събития и др.Ценен е структурираният подход в работата с информацията, а това означава умение за въдворяване на ред в кореспонденцията, ефективно боравене с информацията и оптимизиране на административните процеси, което би довело до подобряване дейността на всички отдели.

-Интернет е евтин и ефективен източник на информация стига да се подходи правилно.Познаването на принципите за търсене на информация,функционирането на Интернет порталите и т.н. би могло да спести неочаквано много време.

-Работа с външни доставчици, предоставящи услуги и продукти, свързани с поддържането на офиса и работния процес.

-Превод-тук стои изискването за владеене на чужд език писмено или устно взависимост от случая.

Разбира се добре ще е ако има и допълнителни очаквания:

-Креативност-изготвяне на фирмени брошури, вътрешни бюлетини, презентации и др.

-Наличието на по-дълъг административен опит помага при изготвяне на фирмената политика и процедури.

-Организационни способности са нужни и при организиране на обучения, фирмени събития, пътувания и др.

Личните качества, които се очаква да имат хората избрали да заемат тази длъжност са:

-гъвкавост, адаптивност -за да може да приема неизвестността като част от общата картина

-работа в екип-действа като буфер между разнопосочните интереси и поддържа контакти

-ентусиазъм, който е нужен за да задържа мотивацията и запазва позитивната атмосфера на работа

-устойчивост на стрес, разбира се не става дума за безгранична поносимост,а по-скоро запазване на трезва и балансирана позиция в подобни обстоятелства

-приотизиране и управление на времето-т.е. Важно е да се определи приоритета на задачите и ангажиментите за постигане на желания краен резултат.

Обобщено казано административният асистент е ключова фигура в офиса, от която зависи гладкото протичане на работата на всички.

Днес средствата за комуникация чрез Интернет са цяло чудо.

Мрежата ,това са хиляди консултанти, които можем да ползваме практически безплатно и бързо с цел обмен на информация. В по-голямата си част Мрежата е пренасяне на електронна поща /e-mail/ и поместване на информацията в World Wide Web.

Основното в Мрежата са хората, комуникацията и споделената информация.

Налице са вече онлайн-услуги, които са свързани и са част от Мрежата, но фирмата предлага услуги и материали достъпни само за своите клиенти, но не и за останалите потребители на Интернет.

Ако има информация за обмен между компютрите в офисите за вътрешна употреба тази мрежа се нарича Интранет. Много фирми именно по този начин разпределят сред своите служители документи за вътрешно ползване– във вид на Web страници, достъпът до които е ограничен.

Съществуват и пощенски списъци– за препращане по електронната поща на E-mail адреси на информация чрез пощенския сървър /хост/.

Чатът се осъществява веднага за разлика от пощата .Той е средство за човешко общуване, а не  е информационно средство.

Електронният подпис може да се ползва както от юридически ,така и от физически лица.Това са форматирани данни които свързват определен абонат с неговия публичен ключ, записан върху  СМАРТ карта.Сертификатът на подписа осигурява автентичност, която показва с кого се води кореспонденцията и че документът не е променян преди достигането до получателя чрез Интернет. Освен това могат да се предоставят конфиденциални данни, които могат да се четат само при наличието на сертификата.

Много често при водене на фирмената кореспонденция се допускат типични грешки:

-препълнена поща-когато не се проверява редовно и не се изтриват ненужните писма

-изоставен адрес-за тази цел се уведомяват партньорите за отказването от стария и посочване на новия адрес

-изпращане на големи по обем прикачени файлове без знанието на получателя

-липса на конкретно формулиран въпрос, което е причина за неудовлетвореност от двете страни

-нарушаване на логическата връзка между писмата и промяна на темата

-неочаквано прекъсване на кореспонденцията-добрият стил изисква да се благодари за оказаното съдействие

-писане на писмата само на латиница-добрият стил изисква те да са писани на кирилица, а допълнително може да е дублирано на латиница.

-недобре написани или оформени писма-лош стил и правопис, жаргони,липса на обръщение и заключение, използване само на главни букви/ в Мрежата е равносилно на крещене/ и др.

-използване на емотикони или акроними– недопустимо е ползването им при фирмената кореспонденция

-неконтролиран и закъснял отговор– поради бързане и недоглеждане

-смесване на личната със служебна кореспонденция и информация,която се съдържа в тях.Писмата не бива да съдържат лична и поверителна информация ,която може за да разкрие фирмени или лични тайни и след това последствията могат да бъдат пагубни-уволнение или съд.

От всичко казано дотук става ясно, че изискванията за водене на кореспонденция се свеждат до едно-владеене на книжовният български език и умение правилно да си служим с него.От това зависи успехът на фирмата и на нейните служители.

 

 

 

WWW.POCHIVKA.ORG